Durante a correria do dia a dia, despesas que não seguem as regras estabelecidas pela empresa podem passar em branco.
Para auxiliar o administrador a identificar e gerenciar essas despesas indevidas, preparamos este artigo, explicando como facilitar a gestão tanto para gestores de contas quanto para os colaboradores de sua empresa!
Sumário
1. O que são despesas indevidas?
2. O que é a política de despesas?
3. Como identificar despesas indevidas
4. Como controlar despesas indevidas na prestação de contas?
5. Como administrar a conta corrente do colaborador?
O QUE SÃO DESPESAS INDEVIDAS?
Despesas indevidas são aquelas que não atendem às políticas da empresa, seja por uso incorreto do cartão corporativo ou por exceder o limite permitido nas diretrizes internas. Os tipos mais comuns de despesas indevidas incluem:
- Despesas que ultrapassam o valor permitido pela empresa.
- Itens proibidos conforme a política de despesas da empresa.
O QUE É A POLÍTICA DE DESPESAS?
As políticas de despesas definem as regras e condições sob as quais os colaboradores devem realizar o lançamento de despesas. Elas determinam o que pode ou não ser gasto, além de estabelecer limites para cada tipo de despesa.
Ter políticas de despesas bem definidas é essencial para garantir o controle financeiro da empresa, permitindo o uso responsável dos recursos.
E quanto ao cartão corporativo?
Atualmente, não é possível realizar a validação das políticas de despesa no momento em que o cartão está sendo utilizado. Nesse caso, a validação das políticas é feita no momento da prestação de contas.
COMO IDENTIFICAR DESPESAS INDEVIDAS
A identificação de despesas indevidas é o primeiro passo para uma gestão financeira eficaz. Na VExpenses, o administrador pode criar um tipo de despesa específico para registrar essas ocorrências.
Veja o passo a passo:
- Acesse a aba Configurações na plataforma VExpenses.
- Selecione 'Tipo de despesas'.
- Clique em 'Novo tipo de despesa' e nomeie o tipo como Despesa Indevida.
- Clique em 'Salvar'.
Com isso, o gestor poderá identificar as despesas indevidas, tanto para análise quanto para correção no momento da prestação de contas do usuário.
COMO CONTROLAR DESPESAS INDEVIDAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?
Quando o colaborador precisar registrar uma despesa indevida, é possível sinalizar isso diretamente na plataforma, no momento da prestação de contas:
1) Despesas indevidas ou sem comprovação necessária.
Se a despesa for indevida ou não tiver comprovação, o colaborador deve seguir as etapas:
- Selecione a despesa indevida.
- Altere o valor da despesa para R$ 0,00.
- Envie a despesa para a prestação de contas, marcando 'Despesa Indevida' como o tipo de despesa.
- No campo de Comprovante, insira o documento de devolução do valor para a empresa. Além disso, vincule a despesa a um relatório e envie para aprovação.
2) Despesas que excedem o valor permitido.
Se a despesa ultrapassou o valor permitido pela política da empresa, o processo é um pouco diferente. Para isso, o colaborador deve:
- Selecione a despesa indevida.
- Ajuste o valor da despesa para o valor permitido pela política, e siga com o resto da prestação de contas normalmente.
- Quando a despesa for aprovada, o valor restante é lançado na conta corrente do colaborador e cabe a empresa alinhar como será feita essa devolução.
COMO ADMINISTRAR A CONTA CORRENTE DO COLABORADOR?
Usuários administradores podem visualizar e fazer a gestão dos valores restantes seguindo os passos abaixo:
- Em Gestão Administrativa, selecione “Gestão de contas correntes”.
- Selecione o usuário que lançou a despesa indevida.
-
No lado superior direito da tela, clique em “Devolução” e insira o valor devolvido pelo seu
colaborador.
Caso queira visualizar o histórico de conta corrente do seu colaborador, você pode acompanhá-lo pela linha do tempo ao lado direito dessa mesma página. Ainda na aba de gestão, você consegue visualizar o “Extrato de Conta Corrente” dos seus usuários.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!