As políticas de despesas são usadas para definir a que regras e condições cada grupo de usuários estará sujeito ao fazer o lançamento de despesas.

Nas políticas, podem ser definidas regras como: limite máximo para cada tipo de despesa, número de lançamentos, permissão para ultrapassar limites, etc.

Também é possível definir diferentes políticas para diferentes moedas, ou seja, para a moeda BRL pode-se definir limites diferentes do que para a moeda EUR, por exemplo.

Para saber mais sobre quais as principais informações que uma política de despesas deve conter e como elaborar uma para sua empresa, confira nosso artigo: Política de reembolso de despesas corporativas em 10 passos.

PASSO A PASSO - CADASTRO DE POLÍTICAS DE DESPESAS

Apenas usuários administradores conseguem cadastrar políticas de despesas e vincular usuários a elas.

1. O primeiro passo é clicar em “Configurações” e depois, em “Políticas de despesas”.

2. Clique em “Criar política”, localizado no canto superior direito da tela.

3. Agora, preencha a descrição com o nome da política e, se desejar, o limite máximo de dias passados e futuros para inserir a despesa. Em sequência, clique em “Salvar”.

O limite máximo de dias passados: Se refere a quantidade máxima
de dias que um usuário conseguirá lançar uma despesa feita 
no passado.
Exemplo: A política de dias passados da empresa define 10 dias. 
Na data de 16/11/2023 um usuário tenta lançar um gasto 
efetuado no dia 05/11/2023. Esse gasto não conseguirá ser 
lançado, pois ultrapassou o limite máximo de dias retroativos. 

O limite máximo de dias futuros: Funciona para 
definir até quantos dias antecipadamente um gasto pode ser lançado.
Exemplo: A política de despesas da empresa define a quantidade 
de até 15 dias futuros.
Hoje é dia 16/11/2023, mas sei que dia 30/12/2023 terei um
gasto com a conta de internet, não conseguirei prosseguir com o
lançamento desse gasto, pois o limite de lançamento antecipado
é de 15 dias. 

4. Após isso, você será direcionado a outra página, para editar a política que criou. É necessário adicionar na política as seguintes informações:

MOEDA: A moeda apresentada é a definida como padrão da empresa e cada política deve possuir apenas uma moeda. Para ocasiões em que é necessário ter regras de gastos em outras moedas, é possível criar uma política de despesa para os colaboradores que precisarão usar aquela moeda. 

LIMITES DE TIPOS DE DESPESAS: Para cada tipo de despesa você pode definir algumas regras, são elas:

• Limite: Defina um valor máximo que os usuários desta política poderão gastar por dia ou por despesa.

• Limite de lançamentos:  Defina a quantidade de despesas daquele tipo que poderão ser lançadas naquele dia ou naquele mês.

Já se a opção for “Sim e observação obrigatória”, ele será informado que ultrapassou a política, mas poderá prosseguir caso preencha o campo “Observação”. Neste caso, o aprovador será notificado que aquela despesa superou o limite estabelecido.

• Permite ultrapassar limites:

Quando essa opção está marcada como "Sim", significa que o usuário pode ultrapassar o limite estipulado, sem nenhum impeditivo no lançamento da despesa. 

Quando esta opção estiver marcada com "Não", o usuário ligado a esta política não conseguirá em nenhuma hipótese prosseguir com o lançamento de despesas que contenham valores superiores ao limite estabelecido.

Já se a opção for “Sim e observação obrigatória”, ele será informado que ultrapassou a política, mas poderá prosseguir caso preencha o campo “Observação” da despesa.

Defina para cada um dos tipos de despesa se a foto será um campo obrigatório no preenchimento da despesa.

• Exige imagem do recibo: Defina para cada um dos tipos de despesa se a foto será um campo obrigatório no preenchimento da despesa.

Se o campo estiver marcado como "Sim", o usuário não conseguirá enviar uma despesa sem comprovante. Porém, se estiver marcado como "Não", não haverá nenhum impeditivo no lançamento sem comprovante. 

Depois de selecionar as opções de acordo com suas necessidades, clique em “Salvar Todos”.
 

MEMBROS COM ACESSO: Além de criar as regras da política também é necessário definir quais membros da empresa irão seguir essas regras.

Para realizar o vínculo dos membros com a política criada, clique em "Membros Vinculados"

Relacione o nome dos membros que seguirão as regras estabelecidas na política e clique em "Salvar"

Assim, os membros já estarão vinculados com as regras da política e seus nomes aparecerão na caixa de "Membros relacionados com: (nome da política)"

Caso seja necessário remover algum membro da política, para que ele não siga mais essas regras no lançamento de suas despesas, basta clicar no checkbox, ao lado de seu nome, e selecionar a opção "Desvincular".