Uma das configurações principais para um processo de prestação de contas completo, é a configuração e cadastro de fluxos de aprovação para sua empresa!
O fluxo de aprovação é o caminho pelo qual o relatório enviado para a aprovação passará para ser aprovado ou reprovado. No fluxo, é possível adicionar quais usuários da empresa ficarão responsáveis por validar os relatórios, e quais os usuários enviarão os relatórios para serem aprovados.
Para conseguir cadastrar um fluxo para sua empresa, é necessário possuir o nível de acesso "Administrador" e seguir o passo a passo abaixo.
Sumário:
1. Criação e cadastro de aprovadores
3. Como adicionar membros vinculados
PASSO A PASSO - CRIAÇÃO E CADASTRO DE APROVADORES
1. O primeiro passo é ir em "Configurações", no canto superior direito da tela, e clicar em "Fluxos de Aprovação", que está localizado na parte inferior esquerda da tela.
2. Após, clique em “Novo Fluxo de Aprovação” para iniciar o processo de criação.
3. Dê uma descrição para o fluxo, por exemplo, o nome dos departamentos da empresa. Essa descrição facilita a organização dos fluxos com os membros vinculados neles.
Agora chegou o momento de organizar os aprovadores desse fluxo.
Eles ficarão responsáveis por averiguarem as despesas dentro dos relatórios, decidindo se aprovam ou não.
Você pode adicionar quantos aprovadores precisar dentro de um grupo e quantos grupos precisar dentro de uma etapa.
Além de adicionar o nome dos usuários aprovadores do grupo, também é preciso adicionar a condição "E" ou "OU".
- A opção “E” estipula que todos os aprovadores do grupo tenham que aprovar o relatório em conjunto.
- A opção “Ou” estipula que a aprovação de apenas um dos aprovadores do grupo já é suficiente para aprovar o relatório.
No exemplo acima, a usuária Anna está no mesmo grupo de aprovação do usuário Fernando, com a condição "E" de modo que os dois precisam aprovar os relatórios desse fluxo dentro dessa mesma etapa.
PASSO A PASSO - CRIAÇÃO DE ETAPAS DO FLUXO
As etapas são ótimas para a organização do fluxo de aprovação, pois elas hierarquizam o fluxo, exigindo que o relatório só passe para a etapa seguinte, quando for aprovado na etapa anterior.
1. Adicione quantas etapas precisar! Basta clicar em "Adicionar etapa" ou no ícone de "+".Para cada umas das etapas criadas você deve definir os membros aprovadores. Um aprovador não pode estar em duas etapas ao mesmo tempo.
Caso você queira que os aprovadores de uma determinada etapa sejam acionados apenas se o valor do relatório for igual ou maior a um valor, você pode tornar esta etapa “Não” obrigatória.
Nesta situação, é necessário definir um valor mínimo para que os relatórios passem por essa etapa. Essa função ajuda na filtragem de quais relatórios os funcionários superiores da empresa precisam aprovar.
No exemplo acima, relatórios com valor acima de 20.000 passarão por essa etapa, mas caso não atinjam esse valor, não passarão e poderão ser aprovados apenas na etapa anterior.
2. Após concluir todas as alterações desejadas, clique em "Finalizar".
PASSO A PASSO - COMO ADICIONAR MEMBROS VINCULADOS
Os membros vinculados são os usuários que enviarão os relatórios para os aprovadores verificarem. Um mesmo membro só pode estar vinculada a um fluxo de aprovação.
1. Para definir em qual fluxo cada usuário deve ser vinculado, você deve clicar em "Membros Vinculados".
2. Para vincular novos membros, basta selecioná-los na coluna da esquerda e clicar em "Salvar".
Pronto! Seu fluxo de aprovação está criado e com membros vinculados. Agora, os usuários já podem enviar relatórios para aprovação!
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