Este artigo é direcionado a usuários Administradores e Intermediários e explica como utilizar o relatório de Despesas por Usuário na aba de Gestão.

Por meio desse relatório, é possível visualizar, filtrar e extrair informações sobre as despesas registradas pelos usuários da empresa, com a opção de exportar os dados em PDF ou Excel.

Esse relatório é útil para analisar as despesas lançadas por cada usuário, acompanhar os registros realizados e consolidar informações financeiras da empresa.

Passo a passo: como extrair o relatório de despesas por usuário

1. Acesse a aba Gestão > Gestão administrativa > Relatórios e clique em "Despesas por Usuário".

2. Escolha entre os filtros "Por data dos relatórios" ou "Por data das despesas".

💡Modelo de Relatório ➝‬ Por data dos relatórios: esse modelo exibe apenas as despesas que já foram incluídas em relatórios pelos usuários. Dessa forma, despesas que ainda não foram adicionadas a um relatório não serão consideradas nesse tipo de filtragem.

A data utilizada na pesquisa corresponde à data de criação do relatório pelo usuário. Por isso, ao realizar a busca, o filtro de data inicial e final deve abranger o período em que o relatório foi criado.

💡Modelo de Relatório ➝ Por data das despesas: Esse modelo exibe todas as despesas registradas pelos usuários, independentemente de estarem ou não vinculadas a um relatório.

Caso seja necessário verificar uma despesa avulsa, que não está incluída em nenhum relatório, selecione o modelo "Por data das despesas" e, no filtro "Status", escolha a opção "Avulsa".

A data considerada nessa pesquisa corresponde à data informada na despesa, ou seja, a data do gasto preenchida pelo usuário no momento do registro.

3. Ao clicar em “Mais Opções” você poderá selecionar outros detalhes que podem ser adicionados no relatório, sendo eles: 

• Mostrar resumo por relatório (Somente no modelo por data dos relatórios): um resumo de cada relatório individual será realizado.

• Mostrar resumo por projeto: um resumo dos projetos (rateios) realizados será adicionado nos relatórios.

• Mostrar reembolsáveis: as despesas do tipo reembolsáveis serão filtradas.

• Considerar data da aprovação (Somente no modelo por data dos relatórios): ao selecionar essa opção, o sistema considerará que as datas Inicial e Final informadas nos filtros correspondem ao período em que os relatórios foram aprovados.

  Dessa forma, é possível verificar quais relatórios foram aprovados em um determinado período, como em um mês específico. Para mais informações, consulte o artigo: Como conferir relatórios aprovados.

• Considerar a data de pagamento (Somente no modelo por data dos relatórios): o sistema considerará que a data "Inicial" e "Final" adicionadas nos filtros iniciais devem ser as datas em que os relatórios foram marcados com o status "Pago".
• Mostrar os relatórios dos usuários em páginas separadas: caso o relatório traga despesas de vários usuários, elas são separadas em páginas diferentes. 

• Mostrar resumo por moeda, tipo de despesa e projeto (Somente no modelo por data dos relatórios: um resumo do total gasto em cada moeda, tipo de despesa e projeto será mostrado. 

• Mostrar resumo por reembolsável: o relatório trará um resumo de todos as despesa reembolsáveis. 

• Mostrar não reembolsáveis: O relatório mostrará as despesas do tipo "não reembolsáveis"

• Mostrar datas e politicas (Somente no modelo por data dos relatórios): ao utilizar esse filtro é possível conferir se as despesas ultrapassaram a política de despesas cadastrada no sistema, na coluna "Ultrapassou política". Além disso, as datas da aprovações dos relatórios e seus aprovadores também serão identificados no relatório.

• Mostrar links das imagens das despesas (Somente no Excel): os links dos comprovantes adicionados pelos usuários ficarão disponíveis no Excel gerado.

• Somar valores dos relatórios: os valores de todos os relatórios serão somados para um total geral.

• Mostrar resumo geral: um resumo geral dos gastos será realizado. 

• Mostrar dados bancários: os dados bancários dos usuários que possuem essas informações cadastradas em seus perfis serão mostrados no relatório. 

• Mostrar despesas avulsas (Somente no modelo por data das despesas): ao utilizar esse filtro, as despesas que ainda não foram adicionadas nos relatórios serão filtradas.

• Resumo de adiantamento (Somente no modelo por data dos relatórios): um resumo dos adiantamentos vinculados aos relatórios, bem como o abatimento desses adiantamentos, serão adicionados no relatório gerado. 

• Mostrar taxa cambial e valor convertido (Somente no PDF): ao selecionar esse filtro, as despesas que possuem câmbio de moeda terão o câmbio identificado no relatório em PDF.

• Mostrar imagens das despesas (Somente no PDF): as imagens  das despesas ficarão disponíveis nas páginas do relatório em PDF. 

   

4. Após preencher os filtros desejados escolha entre filtrar, gerar PDF ou gerar Excel. Ao clicar em “Filtrar” as informações filtradas aparecerão na própria tela.

Se optar por uma das outras duas opções o relatório será gerado em formato Excel ou PDF.

🚨Se algum campo for deixado em branco, o sistema interpretará que todas as opções devem ser consideradas. Por exemplo: caso o campo “Usuário” não seja preenchido, o relatório exibirá as despesas de todos os usuários.