1. CONTRATAÇÃO
Para começar o uso do VExpenses é necessário realizar a contratação da plataforma com o nosso time Comercial para ser apresentado às funcionalidades e entender valores. Para entrar em contato com o comercial envie um email para: comercial@vexpenses.com
2. CONFIGURAÇÕES DA PLATAFORMA
Com a contratação realizada, é necessário iniciar a configuração da plataforma para deixa-la pronta para o uso de todos os colaboradores da empresa.
As configurações devem ser feitas pelos usuários administradores da empresa, que possuirão acesso a aba de "Configurações".
2.1 Cadastro de membros
Inicialmente, é necessário que um administrador realize os cadastros dos usuários que farão uso da plataforma. Cada usuário deve ter um cadastro com email e senha que utilizarão para realizar o login no site e app do VExpenses.
Além disso, é possível escolher o nível de acesso desses funcionários, para controlar que tipo de informações podem visualizar ou alterar.
Para aprender como cadastrar os colaboradores da sua empresa no VExpenses, leia o artigo: Cadastro de Membro de Equipe (Usuário).
2.2 Cadastro de centro de custos e projetos
Em seguida, é importante cadastrar os centros de custos e projetos da sua empresa, que servem como categorias para que os gastos dos usuários sejam ainda mais caracterizados e possam ser filtrados no futuro.
Os centros de custos costumam ser utilizados como "áreas" da empresa e os projetos como "eventos" ou "fornecedores", mas você pode utiliza-los de acordo o com a necessidade da sua empresa.
Para aprender como cadastra-los, leia os artigos: Cadastro de Centros de Custos e Cadastro de Projetos.
2.3 Cadastro de tipo de despesas
Também é necessário cadastrar os tipos de despesas que a sua empresa poderá disponibilizar para que os colaboradores preencham ao inserirem gastos na plataforma. Você pode cadastrar quantos tipos de despesas quiser, adaptando a realidade de gastos que a sua empresa normalmente tem, como "Hospedagem", "Transporte", "Restaurante" e entre outros.
Para aprender como cadastrar os tipos de despesas da sua empresa, leia o artigo: Cadastro de Tipos de Despesas
2.4 Cadastro de política de despesas
Depois de cadastrar os tipos de despesas, é importante cadastrar as regras e políticas da empresa em relação a essas despesas e quem são os membros que devem segui-las.
Assim, é possível adicionar valores máximos para determinados tipos de gastos, um limite de lançamentos diário ou até mesmo regras para obrigação de inserção de comprovantes fiscais.
Para aprender como cadastrar a política de despesas da sua empresa, leia o artigo: Cadastro de Políticas de Despesas.
2.5 Cadastro de política de quilometragem
Caso a sua empresa utilize o reembolso de rotas ou necessite acompanhar os trajetos realizados pelos colaboradores, é possível cadastrar uma política de quilometragem, ou seja, os valores para cada quilometro rodado e suas respectivas regras para quem deve segui-las.
Para aprender a cadastrar uma política de quilometragem, leia o artigo: Cadastro de Políticas de Quilometragem.
2.6 Cadastro dos fluxos de aprovação
Por fim, é muito importante cadastrar um fluxo de aprovação, para que seus colaboradores possam enviar os gastos inseridos no VExpenses para um ou mais usuários que precisam valida-los.
O fluxo de aprovação pode ser composto pelo financeiro da empresa, ou mais funcionários que precisam estar envolvidos no processo de validação de despesas. Sendo assim, sua empresa pode cadastrar quem são os usuários aprovadores e quais necessitam ser os membros que enviarão relatórios para aprovação.
Para saber como cadastrar um ou mais fluxos de aprovação, leia o artigo: Cadastro de Fluxos de Aprovação.
3. PRESTAÇÃO DE CONTAS
Com todas as configurações realizadas pelos administradores, a empresa já estará pronta para seguir com o dia a dia de prestação de contas.
Os usuários poderão realizar login na plataforma pelo app ou pelo site, onde poderão criar um relatório, que é como uma pasta para alocar vários gastos que devem ser enviados para aprovação. Em seguida, é possível criar cada um dos gastos, inserindo informações como:
- Descrição (título do gasto)
- Data do gasto
- Tipo de despesa (as categorias cadastradas pela empresa anteriormente ficarão disponíveis para que o usuário possa escolher)
- Centro de custo (as categorias liberadas pela empresa para o usuário ficarão disponíveis para que ele possa selecionar)
- Forma de pagamento (que indica como aquele gasto foi pago)
- Projetos (será possível escolher quais projetos o usuário quer atrelar aquela despesa, considerando as opções disponíveis em sua conta)
Para saber como funciona o processo de prestação de contas detalhadamente, leia os artigos: Como realizar a prestação de contas - APP e Como realizar a prestação de contas - WEB.
4. APROVAÇÃO
Depois de ter inserido seus gastos em um relatório, o colaborador pode envia-los para aprovação, que é o processo de validação dos gastos pelos usuários que estão previamente cadastrados como aprovadores no fluxo de aprovação da empresa.
Na aprovação é possível aprovar ou reprovar os gastos, além de poder adicionar justificativas para tal.
Para saber como funciona o processo de aprovação, leia os artigos: Aprovação e Reprovação de Relatórios - APP e Aprovação e Reprovação de Relatórios - WEB.
5. GESTÃO DE DESPESAS
Sabemos que além do lançamento de despesas, é de extrema importância para as empresas puxar relatórios de gestão de gastos por determinadas categorias, para poder acompanhar detalhadamente como os gastos estão ocorrendo.
Por isso, dentro do site, os administradores e usuários intermediários da empresa possuem a aba de "Gestão", onde conseguem visualizar todas as despesas de todos os usuários, e extrai-las via PDF ou Excel, inserindo determinados filtros.
Para aprender como realizar essa gestão, leia os artigos: Tipos de relatórios de gestão | PDF e Excel
6. ONDE BUSCAR AUXÍLIO PARA SUAS DÚVIDAS?
Caso você precise de ajuda para aprender sobre alguma funcionalidade ou configuração da plataforma, entre em contato com nosso time de Suporte para que possamos te auxiliar!
Você pode nos contatar via email: suporte@vexpenses.com
Ou através do chat dentro da plataforma, para falar em tempo real com nossos atendentes!