As políticas de quilometragem são usadas para definir a quais condições os usuários da empresa estarão submetidos ao inserir um percurso no VExpenses.
Ao cadastrar uma política de quilometragem você poderá estabelecer qual o valor do reembolso por quilômetro, a obrigatoriedade de inserir imagem em percursos manuais e a permissão de que o valor por quilômetro seja alterado pelo usuário final.
Tem dúvidas sobre como calcular o valor do km rodado para usar no reembolso de quilometragem da sua empresa? Acesse nosso artigo O que é km rodado e como calcular o custo para reembolso?
Nesse artigo explicaremos como os usuários administradores podem cadastrar a política de quilometragem diretamente pelo site do VExpenses.
Sumário
1. Política de quilometragem geral da empresa
2. Política de quilometragem para usuários específicos
PASSO A PASSO - POLÍTICA DE QUILOMETRAGEM GERAL DA EMPRESA
1. O primeiro passo é clicar “Configurações” e depois, em “Políticas de quilometragem”.
2. Para definir uma política geral você deve utilizar a caixa superior da tela inicial de políticas de quilometragem.
3. Basta preencher com os dados referentes a sua política e clicar em "Salvar". Assim, todos os usuários da empresa (que não estão em políticas de quilometragem específicas) passarão a seguir essas regras em seus próximos percursos criados.
PASSO A PASSO - CADASTRO DE POLÍTICAS PARA USUÁRIOS ESPECÍFICOS
Sua empresa terá uma política geral, porém também é possível criar políticas específicas para determinados usuários que precisam de regras diferentes!
1. O primeiro passo é clicar em "Criar política" na segunda caixa da tela.
2. Será necessário preencher algumas informações para criação da política, sendo elas:
- Descrição (nome da política)
- Valor pago por km (o valor que será cobrado para cada km rodado)
- Permissão para alterar o valor do km manualmente (ao selecionar "sim", os usuários criadores de percursos manuais poderão alterar o valor pago definido pela empresa)
- Exigir imagem (ao selecionar "sim", será necessário inserir comprovantes nos percursos criados)
3. Ao finalizar o preenchimento, clique em "Salvar".
4. Volte ao painel de políticas e na linha da política que acabou de criar, clique em "Membros Vinculados" para definir quais serão os usuários que devem seguir essa política. Selecione os nomes dos membros e para finalizar clique em "Salvar".
Agora, todos os membros vinculados irão seguir as regras estabelecidas na política de quilometragem em seus próximos percursos.
Todas as políticas da empresa ficarão listadas em "Configurações > Política de Quilometragem" e você poderá verificar todas as políticas da empresa, realizar edições nelas clicando em "Editar", ou exclui-las, clicando em "Excluir".
Vale ressaltar que as políticas de quilometragem são utilizadas
apenas para casos em que o funcionário utilizar o carro
próprio e necessitar do reembolso de seus KMs percorridos.
Ou seja, despesas com pedágio e combustíveis devem ser
lançadas como uma despesa normal na aba de "Despesas".