As políticas de quilometragem servem para definir as regras que os usuários da empresa devem seguir ao registrar um percurso na VExpenses.
Ao configurar uma política, é possível estabelecer o valor de reembolso por quilômetro rodado, exigir o envio de imagem nos percursos manuais e permitir (ou não) que os usuários alterem o valor do quilômetro diretamente.
Está em dúvida sobre como calcular o valor do km rodado para usar no reembolso da sua empresa? Acesse o artigo: O que é km rodado e como calcular o custo para reembolso?
Neste artigo, vamos mostrar como os usuários administradores podem cadastrar uma política de quilometragem diretamente pelo site da VExpenses.
Sumário:
1. Política de quilometragem geral da empresa
2. Política de quilometragem para usuários específicos
3. Como editar a política de quilometragem
PASSO A PASSO - POLÍTICA DE QUILOMETRAGEM GERAL DA EMPRESA
1. O primeiro passo é clicar “Configurações” e depois, em “Políticas de quilometragem”.
2. Para definir uma política geral você deve utilizar a caixa superior da tela inicial de políticas de quilometragem.
3. Basta preencher com os dados referentes a sua política e clicar em "Salvar". Assim, todos os usuários da empresa (que não estão em políticas de quilometragem específicas) passarão a seguir essas regras em seus próximos percursos criados.
PASSO A PASSO - CADASTRO DE POLÍTICAS PARA USUÁRIOS ESPECÍFICOS
Sua empresa terá uma política geral, porém também é possível criar políticas específicas para determinados usuários que precisam de regras diferentes!
1. O primeiro passo é clicar em "Criar política" na segunda caixa da tela.
2. Será necessário preencher algumas informações para criação da política, sendo elas:
- Descrição (nome da política)
- Valor pago por km (o valor que será cobrado para cada km rodado)
- Permissão para alterar o valor do km manualmente (ao selecionar "sim", os usuários criadores de percursos manuais poderão alterar o valor pago definido pela empresa)
- Exigir imagem (ao selecionar "sim", será necessário inserir comprovantes nos percursos criados)
3. Ao finalizar o preenchimento, clique em "Salvar".
4. Volte ao painel de políticas e na linha da política que acabou de criar, clique em "Membros Vinculados" para definir quais serão os usuários que devem seguir essa política. Selecione os nomes dos membros e para finalizar clique em "Salvar".
Agora, todos os membros vinculados irão seguir as regras estabelecidas na política de quilometragem em seus próximos percursos.
Todas as políticas da empresa ficarão listadas em "Configurações > Política de Quilometragem" e você poderá verificar todas as políticas da empresa, realizar edições nelas clicando em "Editar", ou exclui-las, clicando em "Excluir".
Vale ressaltar que as políticas de quilometragem são utilizadas apenas para casos em que o
funcionário utilizar o carro próprio e necessitar do reembolso de seus KMs percorridos.
Ou seja, despesas com pedágio e combustíveis devem ser lançadas como uma despesa normal na
aba de "Despesas".COMO EDITAR A POLÍTICA DE QUILOMETRAGEM
É possível realizar a alteração de políticas de quilometragem cadastradas.
1. Para realizar a alteração, o administrador deve primeiramente acessar a tela Configurações > Políticas de Quilometragem.
2. Localize a política de quilometragem que deseja alterar e clique em Editar.
3. Na tela de edição altere o valor pago por km, se será possível editar esse valor manualmente, se irá exigir imagem e a descrição.
Além disso, na aba de Membros Vinculados podemos vincular ou desvincular usuário à essa política de quilometragem.
Atenção: quando uma política de quilometragem tem seu valor por KM alterado, passa a valer sempre o valor atual configurado na política, independentemente da data do percurso lançado.
Exemplo prático
Se o administrador alterar o valor por KM no dia 01/11 para R$ 1,50, então: Mesmo que o colaborador registre um percurso referente a outubro na plataforma, o valor que será utilizado é o R$ 1,50, pois é o valor vigente na política no momento do lançamento.
Para despesas que já foram enviadas para aprovação, esta regra não se aplica.