A VExpenses é uma plataforma de prestação de contas de despesas que pode ser utilizada via aplicativo ou site.
Nesse artigo, ensinaremos como o processo de prestação de contas ou reembolso pode ser realizado através do nosso APP, mas caso queira aprender a como realizar o mesmo processo via site, basta acessar o artigo: Como realizar a prestação de contas através do site
Sumário
3. Enviando seu relatório para aprovação
CRIANDO UM RELATÓRIO
Para iniciar o processo de prestação de contas, é necessário criar um relatório para organizar os gastos realizados em um determinado período, viagem ou evento.
O relatório é como uma pasta para alocar as despesas ou percursos que serão enviados para sua empresa.
1. Abra a página inicial do aplicativo e clique em "+" para visualizar as opções disponíveis. Em seguida, clique em "Novo relatório".
2. Para criar seu relatório, preencha uma descrição (título) e escolha um centro de custo entre as opções disponibilizadas pela sua empresa.
As demais informações, como projetos, adiantamentos e forma de pagamento, não são obrigatórias.
Ao finalizar o preenchimento das informações, clique em "Salvar" para que seu relatório seja criado.
3. Para visualizar os relatórios já criados em sua conta, volte no painel principal e clique na opção "Menu". Em seguida, selecione a opção "Todos relatórios".
Nessa seção, você poderá ver todos os relatórios ou buscar um específico pelo título.
CRIANDO SUA PRIMEIRA DESPESA
Após a criação do relatório, é hora de criar as despesas, que são os gastos realizados em seu dia a dia.
1. Para iniciar a criação de suas despesas, clique em "+" no menu principal do app. Em seguida, clique em "Despesa manual".
2. As despesas devem ser preenchidas com as informações de:
- Comprovante: Uma imagem ou um PDF que comprove o gasto
- Descrição: Título da despesa
- Moeda: De acordo com a moeda original do gasto
- Tipo de despesa: Deve ser escolhida uma opção entre as opções cadastradas por sua empresa
- Data: De acordo com a data em que o gasto ocorreu
- Relatório: Deve ser escolhido o nome de um relatório que está com o status "Aberto", para que a despesa seja adicionada dentro dele
- Centro de Custo: Deve ser escolhida uma opção entre as disponibilizadas em sua conta
- Forma de Pagamento: Considere a forma com a qual a despesa foi paga
- Projeto: O campo de projeto é opcional, portanto, pode ser que sua empresa utilize ou não essa segmentação
O comprovante da despesa deve ser apenas uma imagem (JPEG, PNG)
ou um PDF de até 40 MB.
Caso precise adicionar mais anexos em sua despesa, confira
o artigo: Como adicionar anexos na observação da despesa.
3. Durante o preenchimento da despesa, é muito importante que o campo "Relatório" seja preenchido, pois caso contrário, a despesa ficará "Avulsa", ou seja, não ficará incluída em nenhum relatório. Selecione o relatório criado anteriormente, neste campo.
Não é preciso criar um relatório para cada despesa. Você pode
incluir várias despesas em um único relatório!
Após finalizar o preenchimento de todas os campos da despesa, clique em "Salvar".
ENVIANDO SEU RELATÓRIO PARA APROVAÇÃO
Após a criação de todas as suas despesas, é necessário realizar o envio para aprovação, para que sua empresa possa fazer a validação dos gastos feitos por você.
1. Clique na opção "Menu" e selecione a opção "Todos relatórios" para verificar o relatório criado com as despesas inseridas.
Caso a reprovação tenha acontecido, basta seguir o passo a passo indicado no artigo: Como editar relatórios reprovados através do aplicativo