Nesse artigo, ensinaremos como o processo de prestação de contas ou pedido de reembolso pode ser realizado através do nosso site, mas caso queira aprender a como realizar o mesmo processo via aplicativo mobile, basta acessar o artigo: Como realizar a prestação de contas através do aplicativo.
Sumário
3. Enviando seu relatório para aprovação
CRIANDO UM RELATÓRIO
Para iniciar o processo de prestação de contas, é necessário criar um relatório para organizar os gastos realizados em um determinado período, viagem ou evento.
O relatório é como uma pasta para alocar todas as suas despesas ou percursos que serão enviados para sua empresa.
1. O primeiro passo é ir até o menu lateral e escolher a opção "Relatórios".
O vínculo de adiantamentos apenas deve ser feito para relatórios
de prestação de contas de adiantamentos. Saiba mais sobre esse
processo no artigo: Prestação de contas de adiantamentos através do site.
As demais informações contidas em "Mais Opções" não são obrigatórias, mas você pode adicioná-las, se quiser, para facilitar o preenchimento das despesas posteriormente.
4. Ao finalizar o preenchimento das informações, clique em "Salvar" para que seu relatório seja criado.
5. O relatório criado ficará disponível na aba "Relatórios" com o status "Aberto" e o valor inicial zerado (até que despesas sejam inseridas dentro dele).
CRIANDO SUAS DESPESAS
Após a criação do relatório, é hora de criar as despesas, que são os gastos realizados em seu dia a dia.
1. Para iniciar a criação de suas despesas, vá até o menu lateral esquerdo e selecione a aba "Despesas".
3. Escolha a opção "Despesa Manual" para criar o gasto que você realizou.
Caso sua conta mostre outras opções, essas são relacionadas a criação de percursos. Saiba mais sobre como criar percursos no artigo: Como criar percursos através do site.
4. Preencha a despesa preenchendo as seguintes informações:
- Comprovante: uma imagem ou um PDF que comprove o gasto;
- Descrição: título da despesa;
- Moeda: de acordo com a moeda original do gasto;
- Tipo de despesa: escolha 1 opção entre as disponibilizadas pela sua empresa;
- Data: data em que o gasto ocorreu;
- Centro de Custo: escolha 1 opção entre as disponibilizadas por sua empresa;
- Forma de Pagamento: selecione 1 forma de pagamento, considerando como a despesa foi paga;
- Projeto: selecione 1 ou no máximo 50 projetos para adicionar em sua despesa;
O comprovante da despesa deve ser apenas uma imagem
ou um PDF de até 40 MB.
Caso precise adicionar mais anexos em sua despesa, confira
o artigo: Como adicionar anexos na observação da despesa.
5. Ao finalizar o preenchimento dos campos, clique em "Avançar".
6. Em seguida, adicione em qual relatório essa despesa será inserida. Sua despesa pode ser inserida nos relatórios com o status "Aberto". Selecione o relatório criado anteriormente!
Não é preciso criar um relatório para cada despesa. Você pode
incluir várias despesas em um único relatório!
7. Ao finalizar, clique em "Criar despesa" e a despesa preenchida será salva.
ENVIANDO SEU RELATÓRIO PARA APROVAÇÃO
Depois de criar todas as despesas e agrupá-las em um único relatório, envie-o para aprovação da sua empresa, que irá validar os gastos.
1. Clique na aba “Relatórios” e busque o nome do relatório desejado.
2. Ao lado da descrição (título) do relatório, clique nos três pontinhos em "Ações" e selecione "Enviar para Aprovação".
3. Confirme o envio para aprovação clicando em "Enviar"