Além do registro de despesas, a VExpenses também oferece a funcionalidade de lançamento de percursos, disponível tanto no aplicativo quanto no site.
Com ela, você pode registrar as rotas realizadas a serviço da empresa, incluindo quilometragem e trajetos. Assim, sua empresa pode efetuar o reembolso por quilômetro rodado.
Sumário
Além dessas modalidades, a VExpenses também a solução de percursos via GPS que deve ser utilizada apenas no aplicativo. Saiba mais no artigo: Como criar percursos através do aplicativo.
PERCURSO MANUAL
O percurso manual serve para registrar a quilometragem total de um trajeto após sua realização. Nessa modalidade, também é possível anexar um comprovante, como uma imagem ou um arquivo em PDF, para reforçar a validação da rota.
1. Para criar uma rota manual, acesse o menu lateral esquerdo do site e clique em 'Despesas'.
2. No painel de despesas, clique em "Adicionar" .
3. Em seguida, selecione a opção "Rota manual".
4. Para criar uma rota manual é necessário preencher os campos abaixo:
- Comprovante (Uma imagem ou um PDF que comprove o gasto)
- Descrição (Título da despesa)
- Moeda (De acordo com a moeda original do gasto)
- Data (Data em que o gasto ocorreu)
- Quilometragem: (De acordo com o total da quilometragem rodada na rota)
- Centro de Custo (Possível escolher 1 opção entre as disponibilizadas)
- Forma de Pagamento (Possível escolher 1 forma de pagamento, considerando como a despesa foi paga)
- Projeto (Possível escolher 1 ou no máximo 50 projetos para adicionar em sua despesa)
- Observação (Se necessário adicionar detalhes a mais)
Caso a sua empresa tenha criado um trecho pré-cadastrado para ser utilizado na criação de rotas, basta clicar em "Trechos pré cadastrados" e selecionar o trecho.
Assim, os campos de "descrição" e "quilometragem" e "moeda" serão preenchidos automaticamente, considerando a descrição do trecho, o total de quilometragem e a moeda que sua empresa cadastrou para essa rota.
5. Após o preenchimento, clique em "Avançar".
6. Em seguida, indique em qual relatório a despesa será inserida. Ela só pode ser adicionada a relatórios com o status 'Aberto'. Selecione um relatório já existente que corresponda à sua despesa ou, se preferir, crie um novo clicando em 'Criar relatório'.
Não é preciso criar um relatório para cada despesa. Você pode
incluir várias despesas em um único relatório!
7. Ao finalizar, clique em "Criar despesa" e a rota manual será salva.
Você pode inserir várias rotas dentro de um mesmo relatório, e, por fim, enviá-lo para aprovação, para que sua empresa faça a validação. Saiba como realizar esse processo no artigo: Como enviar relatórios para aprovação através do site.
PERCURSO POR MAPA
O percurso via mapa funciona para registrar os endereços pelos quais o usuário passou em sua rota, gerando um mapa final do trajeto realizado.
1. Para criar uma rota manual, acesse o menu lateral esquerdo do site e clique em 'Despesas'.
2. No painel de despesas, clique em "Adicionar"
3. Em seguida, selecione a opção "Rota pelo mapa".
4. Escreva os endereços de acordo com a ordem em que o trajeto foi realizado. Para adicionar mais locais, clique na opção "Adicionar novo local". Após preencher os endereços por onde passou, clique em "Avançar".
5. Em seguida, é necessário finalizar o preenchimento das informações do percurso. Para isso, adicione as informações de:
- Descrição (Título da despesa)
- Moeda (De acordo com a moeda original do gasto)
- Data (Data em que o gasto ocorreu)
- Centro de Custo (Possível escolher 1 opção entre as disponibilizadas)
- Forma de Pagamento (Possível escolher 1 forma de pagamento, considerando como a despesa foi paga)
- Projeto (Possível escolher 1 ou no máximo 50 projetos para adicionar em sua despesa)
- Observação (Se necessário adicionar detalhes a mais)
6. Em seguida, indique em qual relatório a despesa será inserida. Ela só pode ser adicionada a relatórios com o status 'Aberto'. Selecione um relatório já existente que corresponda à sua despesa ou, se preferir, crie um novo clicando em 'Criar relatório'.
Não é preciso criar um relatório para cada despesa. Você pode
incluir várias despesas em um único relatório!
7. Ao finalizar, clique em "Criar despesa" e a rota por mapa será salva.
Você pode inserir várias rotas dentro de um mesmo relatório, e, por fim, enviá-lo para aprovação, para que sua empresa faça a validação. Saiba como realizar esse processo no artigo: Como enviar relatórios para aprovação através do site.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!