Através da aba de "Gestão" os usuários intermediários e administradores conseguem filtrar informações sobre as despesas lançadas pelos membros da empresa, bem como extrair relatórios com essas informações, em PDF ou Excel.

O relatório de "Despesas por Usuário" possibilita que através de filtros específicos, a empresa possa verificar quais foram as despesas lançadas por todos os usuários. Neste artigo, te ensinaremos a como gerar e interpretar os dados gerados nesse relatório!

PASSO A PASSO - COMO EXTRAIR O RELATÓRIO DE DESPESAS POR USUÁRIO

1.Dentro do site do VExpenses, vá até a aba "Gestão" e busque a opção "Relatórios", onde é possível encontrar "Despesas por Usuário".

2. Para fazer a busca das despesas ou dos relatórios dos usuários, é necessário escolher entre os filtros "Por Data dos Relatórios" e "Por Data das Despesas".

• Modelo de Relatório por Data dos Relatórios 

O modelo por data dos relatórios mostra as despesas que estão dentro dos relatórios dos usuários. Desse modo, despesas que ainda não foram colocadas em relatórios não serão filtradas por esse modelo.

A data considerada para essa pesquisa é a data de criação do relatório do usuário. Sendo assim, no momento da busca, o filtro de data e inicial e final precisa abranger a data da criação do relatório.

• Modelo de Relatório por Data das Despesas 

O modelo por data das despesas mostra as despesas dos usuários, ou seja, que não necessariamente estão dentro de relatórios. 

Desse modo, caso você queira verificar uma despesa avulsa -que não está dentro de nenhum um relatório, é necessário optar pelo modelo
de relatório "Por data das despesas" e na opção "Status" adicionar o status "Avulsa". 

A data considerada para a pesquisa é a data adicionada na despesa, ou seja, a data que o membro preencheu como data para o gasto.

3. Preencha os outros dados e escolha uma das opções destacadas na imagem. Se você clicar em “Filtrar” as informações filtradas aparecerão na própria tela. Se optar por uma das outras duas opções o relatório será gerado em formato Excel ou PDF.

Lembre-se que se você deixar algum campo vazio, o sistema 
entenderá que todas as opções devem ser consideradas. 
Ou seja, se o campo “Usuário” estiver vazio, o relatório
irá exibir as despesas de TODOS os usuários.

4. Ao clicar em “Mais Opções” você poderá selecionar outros detalhes que podem ser adicionados no relatório, sendo eles: 

• Mostrar resumo por relatório (Somente no modelo por data dos relatórios): Um resumo de cada relatório individual será realizado. 

• Mostrar resumo por projeto: Um resumo dos projetos(rateios) realizados será adicionado nos relatórios.

• Mostrar reembolsáveis: As despesas do tipo reembolsáveis serão filtradas.

• Considerar data da aprovação (Somente no modelo por data dos relatórios): O sistema considerará que a data "Inicial" e "Final" adicionadas nos filtros inicias devem ser as datas em que os relatórios foram aprovados. Dessa forma, você poderá verificar os relatórios aprovados em determinado mês. Saiba mais sobre como consultar os relatórios aprovados no artigo: Como conferir relatórios aprovados.

• Considerar a data de pagamento(Somente no modelo por data dos relatórios): O sistema considerará que a data "Inicial" e "Final" adicionadas nos filtros iniciais devem ser as datas em que os relatórios foram marcados com o status "Pago".

• Mostrar os relatórios dos usuários em páginas separadas: Caso o relatório traga despesas de vários usuários, elas são separadas em páginas diferentes. 

• Mostrar resumo por moeda, tipo de despesa e projeto (Somente no modelo por data dos relatórios: Um resumo do total gasto em cada moeda, tipo de despesa e projeto será mostrado. 

• Mostrar resumo por reembolsável: O relatório trará um resumo de todos as despesa reembolsáveis. 

• Mostrar não reembolsáveis: O relatório mostrará as despesas do tipo "não reembolsáveis"

• Mostrar datas e politicas (Somente no modelo por data dos relatórios): Ao utilizar esse filtro é possível conferir se as despesas ultrapassaram a política de despesas cadastrada no sistema, na coluna "Ultrapassou política". Além disso, as datas da aprovações dos relatórios e seus aprovadores também serão identificados no relatório.

• Mostrar pontos de saída e chegada dos percursos GPS (Somente no Excel): O endereço de saída e chegada dos percursos via GPS serão indicados no relatório.

• Mostrar links das imagens das despesas (Somente no Excel): Os links dos comprovantes adicionados pelos usuários ficarão disponíveis no excel gerado.

• Somar valores dos relatórios: Os valores de todos os relatórios serão somados para um total geral.

• Mostrar resumo geral: Um resumo geral dos gastos será realizado. 

• Mostrar dados bancários: Os dados bancários dos usuários que possuem essas informações cadastradas em seus perfis serão mostrados no relatório. 

• Mostrar despesas avulsas (Somente no modelo por data das despesas): Ao utilizar esse filtro, as despesas que ainda não foram adicionadas nos relatórios serão filtradas.

• Resumo de adiantamento (Somente no modelo por data dos relatórios):Um resumo dos adiantamentos vinculados aos relatórios, bem como o abatimento desses adiantamentos, serão adicionados no relatório gerado. 

• Mostrar taxa cambial e valor convertido (Somente no PDF): Ao selecionar esse filtro, as despesas que possuem câmbio de moeda terão o câmbio identificado no relatório em PDF.
• Mostrar imagens das despesas (Somente no PDF): As imagens  das despesas ficarão disponíveis nas páginas do relatório em PDF.