No processo de prestação de contas do VExpenses, é necessário que os usuários enviem os gastos realizados para aprovação da empresa. A própria empresa pode configurar seu fluxo de aprovação, ou seja, a quantidade de pessoas que fará a validação dos gastos, podendo aprová-los ou reprová-los.
Para facilitar a gestão de aprovações, o VExpenses possui a funcionalidade de acompanhamento de aprovações, onde é possível verificar o andamento das aprovações enquanto elas acontecem!
PASSO A PASSO - COMO ACOMPANHAR AS APROVAÇÕES DA SUA EMPRESA
Para acompanhar todas as aprovações da empresa, é necessário possuir o nível de acesso intermediário ou administrador e acessar o VExpenses através do site.
1. Primeiramente, clique na aba de "Gestão" e busque a opção "Acompanhamento de Aprovações"
2. Preencha os filtros para buscar as aprovações que deseja. É possível escolher entre os seguintes filtros:
- Relatórios aprovados por: Busque pelo nome da pessoa aprovadora;
- Relatórios enviados por: Busque pelo membro criador do relatório;
- Status da Despesa: Busque pelo status que deseja verificar. Entenda os diferentes status existentes clicando aqui;
- Fluxo de Aprovação: Escolha quais fluxos da empresa deseja verificar
- Data inicial de envio do relatório para aprovação: Busque por uma data inicial, considerando o período em que o usuário criador realizou o envio do relatório para aprovação;
- Data final de envio do relatório para aprovação: Busque por uma data final, considerando o período em que o usuário criador realizou o envio do relatório para aprovação;
- Código do relatório: Se preferir, busque pelo id do relatório (um número com # localizado ao lado do título do relatório).
Para buscar os relatórios em que a aprovação ainda não foi finalizada, basta selecionar o status "Enviado".
Obs: Caso sua empresa utilize a aprovação por Centros de Custos, também será possível verificar o filtro "Centro de Custo". Saiba mais sobre esse tipo de aprovação no artigo: Fluxo de Aprovação por Centro de Custo.
3. Ao finalizar o preenchimento dos filtros, selecione "Filtrar" para que os resultados apareçam em sua tela.
Você poderá verificar as informações principais do relatório, como:
- Quantidade de reprovações do relatório
- Status do relatório
- Data de criação do relatório
- Data de envio para aprovação
- Tempo total de aprovação (Dias corridos desde o primeiro envio do relatório para aprovação até o final da última etapa do fluxo de aprovação. O tempo até o pagamento não é contabilizado)
- Quantidade de etapas de aprovação
- Valor total do relatório
- Valor total reembolsável
Além disso, também é possível verificar as ações individuais de cada aprovador (considerando se ele aprovou ou reprovou o relatório), a data da ação e a quantidade de dias que o aprovador levou para aprovar ou reprovar aquele relatório.
4. Para abrir o relatório e verificar os gastos contidos dentro dele, clique em "Ver Relatório".
Dentro do relatório é possível clicar sobre as despesas para conferir suas informações de preenchimento e comprovantes, consultar o resumo de despesas por tipo, resumo por categoria reembolsável e não reembolsável e consultar a linha do tempo.