O VExpenses possui duas modalidades de cartão que podem atender diferentes necessidades da sua empresa, sendo elas: o Cartão VExpenses Individual e o Cartão VExpenses Empresarial.

O Cartão VExpenses Empresarial funciona para empresas que necessitam de um cartão disponível para o uso de vários colaboradores, funcionando como um cartão para cada área específica, um cartão caixinha ou entre outros tipos de uso possíveis. 

Neste artigo, falaremos detalhadamente sobre como o Cartão Empresarial funciona e como sua empresa pode adquiri-lo ou configurá-lo!

Sumário

1. Como o Cartão Empresarial funciona?

2. Como cadastrar um Portador PJ

3. Como cadastrar um Cartão Empresarial

4. Como ativar o cartão empresarial

5. Como vincular um membro de equipe para ter acesso ao cartão

6. Como os usuários podem acessar o Cartão Empresarial? 

COMO O CARTÃO EMPRESARIAL FUNCIONA?

O Cartão Empresarial é um cartão cadastrado diretamente no CNPJ da empresa, não sendo necessariamente para as despesas de um colaborador em específico.

Nessa modalidade, o cartão possui algumas particularidades:

• Um mesmo cartão pode ser utilizado por vários usuários da empresa, uma vez que serve para compras gerais
• A prestação de contas dos gastos pode ser realizada pelos "membros com acesso", de modo que vários usuários podem ter acesso para tal.
• Além disso, também é possível cadastrar diversas filiais da mesma empresa com CNPJs diferentes, para que no momento da criação de um novo cartão empresarial, a empresa pode escolher de qual filial esse cartão fará parte.

• Como saber se minha empresa possui a modalidade Cartão Empresarial? 

Se a sua empresa já possui o Cartão VExpenses, mas está na dúvida se possui a modalidade empresarial ou individual, é necessário que um gestor de contas da empresa entre na aba de "Cartões" e confirme se no painel geral é possível verificar as categorias "Individual" e "Empresarial" .

• O que fazer para que minha empresa adquira cartões empresariais?

Se sua empresa já possui os Cartões VExpenses contratados, basta que um administrador da empresa entre em contato com nosso time de Suporte, através do e-mail: suporte@vexpenses.com, e informe o interesse em adquirir a modalidade empresarial. 

COMO CADASTRAR UM PORTADOR PJ

Primeiramente, antes de iniciar com a criação do cartão empresarial, é necessário que a empresa cadastre portadores PJ.

Os Portadores PJ são as filiais da empresa que possuem CNPJS diferentes. Então, se sua empresa possuir várias filiais que precisarão de vários cartões diferentes, é possível estabelecer qual será responsável por cada respectivo cartão. 

É importante salientar que o Portador PJ não se trata de uma 
pessoa prestadora de serviços. Caso um colaborador trabalhe 
na modalidade PJ, o cadastro para que ele utilize um cartão 
empresarial deve ser feito de outra maneira que explicaremos
a seguir!

1. Para cadastrar os portadores, o gestor de contas deve acessar a aba "Configurações" e clicar em "Portadores PJ".

2. Em seguida, é necessário selecionar "Criar Portador PJ" e preencher os dados cadastrais da empresa. Ao clicar em "Continuar" é possível prosseguir com o preenchimento, e, por fim, salvar o portador PJ.   

COMO CADASTRAR O CARTÃO EMPRESARIAL

Para que um cartão empresarial possa ser criado, é necessário que um gestor de contas da empresa faça as configurações iniciais. 

1. No site do VExpenses, é preciso selecionar a aba "Configurações" e acessar a opção "Cartões Empresariais"

2. Para criar um novo cartão empresarial, é necessário clicar em "Novo cartão empresarial".

3. Selecione o Portador PJ em CNPJ vinculado ao cartão, preencha o apelido nome do cartão e um e-mail para que o cartão possa ser cadastrado. Em seguida, clique em "Continuar''.

⚠️ O nome do cartão será a nomenclatura utilizada para 
visualização dos usuários que prestarão contas da despesas 
feitas com esse cartão, bem como as ações feitas para ele.

4. Para criar o cartão empresarial, é necessário definir um responsável legal pelo cartão da empresa. Esse usuário é diferente dos colaboradores que terão acesso ao cartão:

• Para ativação do cartão empresarial, o responsável legal precisa ter a conta de cartões aprovada.
• Já os colaboradores com acesso ao cartão não precisam ter essa aprovação.

⚠️ Indicamos que o responsável seja de preferência um representante
legal da empresa, pois após a vinculação e ativação do cartã, não será possível alterar
o responsável principal do cartão.

Selecione o usuário responsável legal desejado na lista e clique em "Continuar:

⚠️ É possível alterar a escolha do responsável caso o cartão não esteja ativo, portanto,
após a ativação não é possível alterar o responsável legal!

5. Na tela seguinte, é possível vincular esse cartão em centros de custos, projetos, fluxos de aprovação e políticas de despesas. Caso não queira vincular, clique em "Pular etapa".

6. Em seguida, selecione os membros vinculados. Caso queira vinculá-los em outro momento, clique em "Pular etapa".

7. Pronto! O seu cartão empresarial será criado e você consegue visualizá-lo em Configurações > Cartões empresariais

COMO ATIVAR O CARTÃO EMPRESARIAL

Para ativar seu cartão empresarial, siga os passos abaixo:

1. O gestor de contas deve acessar a aba Configurações > Cartões empresariais.

2. Localize o cartão que deseja ativar e clique no botão de ações e selecione a opção "Ativar cartão".

3. Insira a numeração do cartão e escolha a senha de 4 dígitos, conforme a imagem.

4. Pronto! O cartão será ativado com sucesso.

IMPORTANTE: O cartão empresarial só será ativado caso o responsável legal possua a conta de cartões aprovada.

Para verificar se o usuário possui a conta de cartões aprovada, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Configurações > Vá até Membros de equipe > Pesquise pelo nome do usuário > Verifique o status da conta de cartões:

• Cartão ativo: o usuário tem a conta aprovada e já possui cartão vinculado.
• Cartão não vinculado: o usuário tem a conta aprovada, mas ainda não possui cartão vinculado.

Se o usuário já for portador de outros cartões, será exibido um ícone ao lado da permissão de uso.

COMO VINCULAR UM MEMBRO DE EQUIPE PARA TER ACESSO AO CARTÃO

Após cadastrar o cartão empresarial, é necessário definir quais membros cadastrados no VExpenses devem ter acesso as funcionalidades do cartão. 

1. Para isso, o gestor de contas deve entrar no site do VExpenses, acessar a aba "Configurações" e clicar em "Cartões Empresariais".

2. Em seguida, é possível visualizar todos os cartões criados e clicar em "Gerenciar Cartão" ao lado do nome do cartão que deseja.

3. Nas opções de gerenciamento, é possível clicar em "Membros com acesso" > "Vincular membros" e escolher o nome do(s) usuário(s). Para finalizar, basta clicar em "Confirmar".

4. Assim, basta ativar o cartão para que os colaboradores possam utiliza-lo!

COMO OS USUÁRIOS PODEM ACESSAR O CARTÃO EMPRESARIAL? 

1. Quando o usuário fizer login no VExpenses, na barra superior de sua conta, verá o botão "Realizando Ações Para...".

2. Ao clicar nesse botão, as opções de cartão empresariais vinculadas a esse usuário aparecerão. Para acessar o cartão, basta clicar sobre o nome do cartão que deseja. 

3. O menu da conta do VExpenses mudará para preto, indicando que o usuário não está mais em sua conta pessoal, e, sim, na conta do cartão empresarial.

Nesta conta, você terá acesso a diferentes abas com informações importantes sobre o uso do cartão:

• Despesas: onde as despesas feitas com o cartão são registradas automaticamente;
• Relatórios: onde é possível visualizar todos os relatórios criados;
• Saques/Adiantamentos: onde você acompanha os saques realizados com o cartão;
• Cartões: onde estão disponíveis o extrato, os valores disponíveis e as configurações do cartão.

Caso tenha dúvidas ou dificuldades com o uso, entre em contato conosco pelo chat de suporte ou pelo e-mail: suporte@vexpenses.com, teremos o prazer de te ajudar!