Este artigo é direcionado a usuários Administradores e descreve como criar o fluxo de aprovações da empresa. O conteúdo resolve a necessidade de organizar o caminho pelo qual o relatório passará para ser validado. No fluxo, é possível definir quais gestores serão responsáveis por revisar os gastos e quais colaboradores seguirão essas regras.
PASSO A PASSO - CRIAÇÃO DO FLUXO DE APROVAÇÃO
1. Acesse a aba configurações “Configurações” e clique em“Fluxos de Aprovação”.
2. Selecione a opção “Novo Fluxo de Aprovação”, no canto superior direito da tela, para iniciar o processo de criação.
3. Adicione uma descrição para o fluxo, que será o nome do fluxo.
- Dica: Use nomes que facilitem a organização, como o nome do departamento ou projeto (ex: "Equipe de Vendas").
4. Agora, é o momento de adicionar os aprovadores desse fluxo, eles terão poder de aprovar ou reprovar as despesas.
Você pode organizar os aprovadores em Grupos dentro de cada etapa e definir a condição de aprovação:
- A condição“E” estipula que todos os aprovadores do grupo tenham que aprovar o relatório em conjunto.
- A condição “Ou” estipula que a aprovação de apenas um dos aprovadores do grupo já é suficiente para aprovar o relatório.
Exemplo Prático: Se Anna e Fernando estão no mesmo grupo com a condição "E", o relatório
só sairá daquela etapa quando ambos derem o "ok".
5. Se desejar, é possível adicionar etapas ao fluxo de aprovação. As etapas são uma opção para hierarquizar o fluxo, exigindo que o relatório só passe para a etapa seguinte, quando for aprovado na etapa anterior.
- Adicione quantas etapas precisar! Basta clicar em "Adicionar etapa" ou no ícone de "+".Para cada umas das etapas criadas você deve definir os membros aprovadores. Um aprovador não pode estar em duas etapas ao mesmo tempo.
Caso você queira que os aprovadores de uma determinada etapa sejam acionados apenas se o valor do relatório for igual ou maior a um valor, você pode tornar esta etapa “Não” obrigatória.
Nesta situação, é necessário definir um valor mínimo para que os relatórios passem por essa etapa. Essa função ajuda na filtragem de quais relatórios os funcionários superiores da empresa precisam aprovar.
No exemplo acima, relatórios com valor igual ou maior que R$20.000 passarão por essa etapa. Caso não atinjam esse valor, não passarão por essa etapa e poderão ser aprovados apenas na etapa anterior.
6. Após concluir todas as alterações desejadas, clique em "Finalizar".
PRÓXIMOS PASSOS
Seu fluxo foi criado, mas ele ainda não sabe quem deve seguir essas regras. Para que ele comece a funcionar, você precisa realizar os vínculos:
- Como vincular usuários a um fluxo de aprovação?
- Como vincular centros de custo a um fluxo de aprovação?
⚠️ IMPORTANTE: Caso precise editar um fluxo existente, lembre-se que qualquer alteração nos aprovadores ou etapas fará com que os relatórios em andamento retornem ao início do fluxo. Saiba mais em: Como editar um fluxo de aprovação?.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!