Este artigo é direcionado a Administradores e explica como delegar a função de aprovação para outro colaborador. O conteúdo resolve o gargalo de aprovações pendentes durante ausências, garantindo que os prazos de reembolso da empresa sejam mantidos.
TIPOS DE SUBSTITUIÇÃO
Antes de configurar, entenda qual modalidade melhor atende sua necessidade:
Substituição Provisória: Ideal para férias ou licenças. Você define uma data de início e término. Ao final do período, o aprovador original retoma suas funções automaticamente.
Substituição Permanente: Ideal para desligamentos ou mudanças de cargo. Transfere definitivamente todas as responsabilidades de aprovação para um novo colaborador em todos os fluxos ativos.
PASSO A PASSO PARA ADICIONAR APROVADORES SUBSTITUTOS
1. O administrador da empresa deve acessar a aba de Configurações > Fluxos de aprovação > selecionar a opção "Gerenciar aprovadores substitutos".
2. Em seguida, clique no botão "Adicionar aprovador substituto".
3. Defina se será uma substituição provisória ou permanente
➡️PARA SUBSTITUIÇÕES PROVISÓRIAS:
- Selecione a opção "Provisória";
- Selecione o aprovador atual que ficará ausente temporariamente;
- Selecione o usuário que irá substituir o aprovador atual de forma provisória em todos os fluxos de aprovação que o atual esta vinculado;
- Defina a data inicial e final do período de substituição e clique em "Salvar" para confirmar a ação!
Na aba "Substituições provisórias", é possível identificar a lista das substituições provisórias que estão vigentes no momento.
O status da configuração que foi realizada ficará como "Pendente", até a data inicial da alteração.
Assim que chegar a data o Status mudará para "Sucesso".
➡️PARA SUBSTITUIÇÕES PERMANENTES:
Após clicar em "Adicionar aprovador substituto", preencha as seguintes informações:
- Selecione a opção "Permanente";
- Selecione o aprovador que ficará ausente temporariamente;
- Selecione o usuário que irá substituir o aprovador atual de forma permanente em todos os fluxos de aprovação que o atual esta vinculado, e clique em "Salvar" para confirmar a ação!
Por se tratar de uma substituição permanente, não é possível editar as ações realizadas. Todas as substituições permanentes ficam disponíveis para consulta na aba “Substituições permanentes”.
Quando configurada, a alteração atualiza automaticamente o aprovador nos fluxos em que o colaborador substituído atuava.
No entanto, se um novo fluxo de aprovação for criado após a data da substituição e o aprovador substituído for incluído nesse fluxo, a alteração não será aplicada. Nesse caso, ele passa a atuar como aprovador normalmente nesse novo fluxo.
COMO GERENCIAR SUBSTITUIÇÕES PROVISÓRIAS?
1. Para editar uma substituição provisória vigente, basta clicar no botão “Editar” na substituição que deseja alterar.
⚠️ Só é possível mudar de Aprovador Substituto após a data selecionada encerrar,
mas na edição você consegue alterar as datas da vigência desse Aprovador Substituto. ⚠️
Caso o período de substituição provisória já tenha se iniciado, apenas o campo “Data final” permanece ativo para edição.
2. Para reverter uma substituição provisória feita, basta clicar no botão “Reverter substituição” na substituição que deseja alterar.
Ao confirmar a configuração será desfeita e o fluxo irá retornar à configuração original.
🔷Dúvidas relacionadas
1. O que acontece se houver uma alteração no fluxo de aprovação enquanto um relatório ainda está em andamento no processo de aprovação?
Caso o fluxo seja alterado durante a análise de um relatório, ele é automaticamente reiniciado e retorna para o primeiro aprovador definido no novo fluxo. Dessa forma, o processo segue de acordo com a configuração atualizada.
2. Os aprovadores do fluxo alterado recebem algum tipo de notificação sobre a mudança?
Sim! Quando a alteração é feita, os aprovadores do fluxo recebem uma notificação para que estejam cientes da atualização e já possam atuar conforme a nova configuração.
Notificação aprovador substituto Notificação aprovador provisório
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