A importação de despesas em massa via planilha é uma forma de garantir que várias despesas sejam criadas na conta dos usuários, sem a necessidade de que entrem em suas plataformas para realizarem a ação de criação.

Dessa forma, através do preenchimento de uma planilha, um usuário administrador da empresa pode adicionar as informações que precisam ser adicionadas nas despesa, que precisará ser importada manualmente na plataforma para que as despesas sejam criadas nas contas dos respectivos usuários. 

Nesse artigo explicaremos tudo sobre essa funcionalidade!

Sumário 

1. Como ativar essa funcionalidade

2. Como importar despesas em massa via planilha

COMO ATIVAR ESSA FUNCIONALIDADE

A importação de despesas em massa é uma funcionalidade gratuita, então você não precisará pagar nenhum adicional por ela! 

Para obter essa funcionalidade em sua empresa, é necessário que um usuário do tipo "administrador", entre em contato com nosso time de Suporte, através do email: suporte@vexpenses e solicite a ativação.

PASSO A PASSO - COMO IMPORTAR DESPESAS EM MASSA VIA PLANILHA

Para realizar a importação de despesas via planilha, é necessário ser um usuário administrador e acessar o site do VExpenses.

• Configuração de códigos 

Para que a importação das despesas possa ocorrer com sucesso, é necessário cadastrar códigos referentes a cada usuário.

1. Primeiramente, para cadastrar o código do usuário que terá a despesa criada em sua conta, vá até a aba de "Configurações".

2. Selecione a opção "Integrações" e clique em "Integração Genérica Configurar"

3. Em seguida, clique em “Definir o código dos Usuários” e atribua um código para cada usuário da sua empresa.

 Você poderá criar os códigos de acordo com a preferência da
sua empresa. Recomendamos a utilização de códigos de fácil
verificação, como por exemplo, o CPF de cada usuário, ou a data
de nascimento, sem pontos ou traços.

4. No fim da página, clique em "Salvar" para que os códigos sejam atrelados a cada usuário.  

5. Além do código dos usuários, também é necessário criar códigos para os demais itens que precisam ser preenchidos nas despesas dos usuários, que são: centros de custos, tipos de despesas e projetos.

Volte ao painel de configuração da integração genérica e selecione "Editar" em cada um dos campos.

Configure os devidos códigos de cada item e ao finalizar, clique em "Salvar".

• Preenchimento da planilha de despesas

1. Dentro da aba de "Gestão", clique em "Importação de Arquivos" para acessar o painel de importação.

2. Selecione o link "(Despesas)-Modelo Planilha Padrão VExpenses" para baixar o modelo da planilha da importação.

Não é possível utilizar outros modelos de planilha para 
a importação. Apenas a planilha padrão, localizada na 
plataforma, pode ser utilizada. 

3. Após baixar a planilha modelo, abra o arquivo em seu computador para iniciar o preenchimento. É necessário preencher os seguintes campos: 

• Código de Importação do Usuário
• Código Moeda (ISO)
• Valor
• Data
• Titulo da Transação
• Código de Importação do tipo de despesa
• Código de Importação do centro de custos
• Código de Importação do projeto

Os códigos solicitados na planilha devem ser preenchidos de acordo como foram cadastrados na plataforma anteriormente.

Caso um código tenha sido informado na planilha, mas não foi cadastrado na plataforma, a importação não acontecerá com sucesso.

Caso não lembre os códigos cadastrados na sua empresa, vá até a aba "Configurações" do VExpenses, selecione "Integrações > Integração Genérica Configurar" e verifique cada tipo de código dos usuários, tipos de despesas, centros de custos e projetos, clicando em "Editar". 

4. Após preencher todos os dados da planilha, volte até a aba de "Gestão > Importação de Arquivos".

5. No painel de importação, selecione "Despesas - Planilha Padrão do VExpenses", no modelo de planilha, adicione o arquivo e clique em "Importar".

6. Aguarde o processamento da planilha e verifique o status para verificar se a importação foi feita com sucesso.

Caso não tenha sido feita com sucesso, é necessário verificar se todas as informações da planilha foram preenchidas corretamente, de acordo com os códigos cadastrados na plataforma. 

7. Após a finalização da importação, as despesas serão criadas na conta de cada usuário. Porém, ainda é necessário que o usuário entre na despesa, adicione um comprovante, vincule essa despesa em um relatório e faça o envio desse relatório para aprovação.

Caso tenha dúvidas sobre o processo de prestação de contas, verifique o passo a passo no artigo: Como realizar a prestação de contas através do site ou Como realizar a prestação de contas através do aplicativo

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!