A importação de adiantamentos em massa via planilha é uma forma de garantir que várias adiantamentos sejam registrados na conta dos usuários, sem a necessidade de que um usuário intermediário ou administrador, tenha que entrar no site e criar um por um.
Dessa forma, através do preenchimento de uma planilha, um usuário administrador da empresa pode adicionar as informações que precisam ser adicionadas para criação do adiantamento, e, por fim, a planilha precisará ser importada manualmente na plataforma. Nesse artigo explicaremos tudo sobre essa funcionalidade!
Sumário
1. Como ativar essa funcionalidade
2. Como importar adiantamentos em massa via planilha
COMO ATIVAR ESSA FUNCIONALIDADE
A importação de adiantamentos em massa é uma funcionalidade gratuita, então você não precisará pagar nenhum adicional por ela!
Para obter essa funcionalidade em sua empresa, é necessário que um usuário do tipo "administrador", entre em contato com nosso time de Suporte, através do email: suporte@vexpenses e solicite a ativação.
PASSO A PASSO - COMO IMPORTAR ADIANTAMENTOS EM MASSA VIA PLANILHA
Para realizar a importação de adiantamentos via planilha, é necessário ser um usuário administrador e acessar o site do VExpenses.
- Configuração de códigos
Para que a importação de adiantamentos possa ocorrer com sucesso, é necessário cadastrar códigos referentes a cada usuário.
1. Primeiramente, para cadastrar o código do usuário que terá a despesa criada em sua conta, vá até a aba de "Configurações".
2. Selecione a opção "Integrações" e clique em "Integração Genérica Configurar"
3. Em seguida, clique em “Definir o código dos Usuários” e atribua um código para cada usuário da sua empresa.
Você poderá criar os códigos de acordo com a preferência da
sua empresa. Recomendamos a utilização de códigos de fácil
verificação, como por exemplo, o CPF de cada usuário, ou a data
de nascimento, sem pontos ou traços.
4. No fim da página, clique em "Salvar" para que os códigos sejam atrelados a cada usuário.
- Preenchimento da planilha de adiantamentos
1. Dentro da aba de "Gestão", clique em "Importação de Arquivos" para acessar o painel de importação.
2. Selecione o link "(Adiantamento) - Modelo Planilha Padrão VExpenses" para baixar o modelo da planilha da importação.
Não é possível utilizar outros modelos de planilha para
a importação. Apenas a planilha padrão, localizada na
plataforma, pode ser utilizada.
3. Após baixar a planilha modelo, abra o arquivo em seu computador para iniciar o preenchimento. É necessário preencher os seguintes campos:
- Descrição
- Código Moeda (ISO)
- Valor Adiantamento
- Data Liberação
- Código do Usuário (Beneficiário)
O código de usuário solicitado na planilha deve ser preenchido de acordo como foi cadastrado na plataforma anteriormente.
Caso um código tenha sido informado na planilha, mas não foi cadastrado na plataforma, a importação não acontecerá com sucesso.
Caso não lembre os códigos cadastrados na sua empresa, vá até a aba "Configurações" do VExpenses, selecione "Integrações > Integração Genérica Configurar" e verifique cada tipo de código dos usuários, tipos de despesas, centros de custos e projetos, clicando em "Editar".
4. Após preencher todos os dados da planilha, volte até a aba de "Gestão > Importação de Arquivos".
5. No painel de importação, selecione "(Adiantamento) - Modelo Planilha Padrão VExpenses", no modelo de planilha, adicione o arquivo e clique em "Importar".
6. Aguarde o processamento da planilha e verifique o status para verificar se a importação foi feita com sucesso.
Caso não tenha sido feita com sucesso, é necessário verificar se todas as informações da planilha foram preenchidas corretamente, de acordo com os códigos cadastrados na plataforma.
7. Após a finalização da importação, os adiantamentos serão criados de acordo com as informações adicionadas na planilha.
Após isso, cada usuário deve criar um relatório e vincular o adiantamento recebido nele, dando início ao processo de prestação de contas do adiantamento. Caso você tenha dúvidas sobre esse processo, leia o artigo: Como realizar a prestação de contas de adiantamentos.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!