A importação de despesas em massa via planilha permite que diversas despesas sejam criadas diretamente nas contas dos usuários, sem que eles precisem acessar a plataforma para cadastrá-las manualmente.

Por meio do preenchimento de uma planilha, o administrador da empresa pode incluir todas as informações necessárias para cada despesa. Em seguida, essa planilha deve ser importada manualmente na plataforma, garantindo que as despesas sejam registradas nas contas dos respectivos usuários.

Sumário 

1. Como ativar essa funcionalidade

2. Como importar despesas em massa via planilha

COMO ATIVAR ESSA FUNCIONALIDADE

A importação de despesas em massa é uma funcionalidade gratuita, então você não precisará pagar nenhum adicional por ela! 

Para obter essa funcionalidade em sua empresa um usuário "administrador", deve entrar em contato com nosso time de Suporte, através do e-mail: suporte@vexpenses e solicite a ativação.

PASSO A PASSO - COMO IMPORTAR DESPESAS EM MASSA VIA PLANILHA

Para realizar a importação de despesas via planilha, é necessário ser um usuário administrador e acessar o site da VExpenses.

• Configuração de códigos 

Para que a importação das despesas possa ocorrer com sucesso, é necessário cadastrar códigos referentes a cada usuário.

1. Primeiro, para cadastrar o código do usuário que terá a despesa criada em sua conta, vá até a aba de "Configurações".

2. Selecione a opção "Integrações" e clique em "Integração Genérica Configurar"

3. Em seguida, clique em “Definir o código dos Usuários” e atribua um código para cada usuário da sua empresa.

 Você poderá criar os códigos de acordo com a preferência da
sua empresa. Recomendamos a utilização de códigos de fácil
verificação, como por exemplo, o CPF de cada usuário, ou a data
de nascimento, sem pontos ou traços.

4. No fim da página, clique em "Salvar" para que os códigos sejam atrelados a cada usuário.  

5. Além do código dos usuários, também é necessário criar códigos para os demais itens que precisam ser preenchidos nas despesas dos usuários, que são: centros de custos, tipos de despesas e projetos.

Volte ao painel de configuração da integração genérica e selecione "Editar" em cada um dos campos. Configure os devidos códigos de cada item e ao finalizar, clique em "Salvar".

• Preenchimento da planilha de despesas

1. Na de "Gestão", clique em "Importação de Arquivos" para acessar o painel de importação.

2. Selecione o link "(Despesas)-Modelo Planilha Padrão VExpenses" para baixar o modelo da planilha da importação.

Não é possível utilizar outros modelos de planilha para 
a importação. Apenas a planilha padrão, localizada na 
plataforma, pode ser utilizada. 

3. Após baixar a planilha modelo, abra o arquivo em seu computador para iniciar o preenchimento. É necessário preencher os seguintes campos: 

• Código de Importação do Usuário
• Código Moeda (ISO)
• Valor
• Data
• Titulo da Transação
• Código de Importação do tipo de despesa
• Código de Importação do centro de custos
• Código de Importação do projeto

Os códigos solicitados na planilha devem ser preenchidos de acordo como foram cadastrados na plataforma anteriormente. Caso um código tenha sido informado na planilha, mas não foi cadastrado na plataforma, a importação não acontecerá com sucesso.

Caso não lembre os códigos cadastrados na sua empresa, vá até a aba "Configurações" da VExpenses, selecione "Integrações > Integração Genérica Configurar" e verifique cada tipo de código dos usuários, tipos de despesas, centros de custos e projetos, clicando em "Editar". 

4. Após preencher todos os dados da planilha, volte até a aba de "Gestão > Importação de Arquivos".

5. No painel de importação, selecione "Despesas - Planilha Padrão da VExpenses", no modelo de planilha, adicione o arquivo e clique em "Importar".

6. Aguarde o processamento da planilha e verifique o status para verificar se a importação foi feita com sucesso.

Caso não tenha sido feita com sucesso, é necessário verificar se todas as informações da planilha foram preenchidas corretamente, de acordo com os códigos cadastrados na plataforma. 

7. Após a finalização da importação, as despesas serão criadas na conta de cada usuário. Porém, ainda é necessário que o usuário entre na despesa, adicione um comprovante, vincule essa despesa em um relatório e faça o envio desse relatório para aprovação.

Caso tenha dúvidas sobre o processo de prestação de contas, verifique o passo a passo no artigo: Como realizar a prestação de contas através do site ou Como realizar a prestação de contas através do aplicativo

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!