Como podemos ajudar?

Este artigo é direcionado a Gestores de Contas e Administradores que precisam tratar gastos que não seguem as diretrizes da empresa. O conteúdo resolve o desafio de conciliação financeira quando um colaborador utiliza o cartão para fins pessoais, itens proibidos ou excede os limites permitidos.

Sumário

1. O que são despesas indevidas?

2. O que é a política de despesas?

3. Como identificar despesas indevidas

4. Como controlar despesas indevidas na prestação de contas?

5. Como administrar a conta corrente do colaborador?

O QUE SÃO DESPESAS INDEVIDAS?

São gastos que não atendem às normas da sua política de despesas. Os casos mais comuns são:

• Despesas que ultrapassam o valor permitido pela empresa.
• Itens proibidos conforme a política de despesas da empresa.

💡 Importante: O Cartão VExpenses não bloqueia a compra na maquininha por quebra de 
política (apenas por falta de saldo ou bloqueio do cartão). A validação se o gasto foi 
correto ou não ocorre no momento da prestação de contas.

O QUE É A POLÍTICA DE DESPESAS?

As políticas de despesas definem as regras e condições sob as quais os colaboradores devem realizar o lançamento de despesas. Elas determinam o que pode ou não ser gasto, além de estabelecer limites para cada tipo de despesa.

Ter políticas de despesas bem definidas é essencial para garantir o controle financeiro da empresa, permitindo o uso responsável dos recursos.

COMO IDENTIFICAR DESPESAS INDEVIDAS

A identificação de despesas indevidas é o primeiro passo para uma gestão financeira eficaz. Na VExpenses, o administrador pode criar um tipo de despesa específico para registrar essas ocorrências. Veja o passo a passo:

1. Acesse a aba Configurações na plataforma VExpenses.
2. Selecione 'Tipo de despesas'.
3. Clique em 'Novo tipo de despesa' e nomeie o tipo como Despesa Indevida.
4. Clique em 'Salvar'.

Com isso, o gestor poderá identificar as despesas indevidas, tanto para análise quanto para correção no momento da prestação de contas do usuário.

COMO CONTROLAR DESPESAS INDEVIDAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Quando o colaborador precisar registrar uma despesa indevida, é possível sinalizar isso diretamente na plataforma, no momento da prestação de contas:

1) Despesas indevidas ou sem comprovação necessária.

Se a despesa for indevida ou não tiver comprovação, o colaborador deve seguir as etapas:

1. Selecione a despesa indevida.
2. Altere o valor da despesa para R$ 0,00.
3. Envie a despesa para a prestação de contas, marcando 'Despesa Indevida' como o tipo de despesa.
4. No campo de Comprovante, insira o documento de devolução do valor para a empresa. Além disso, vincule a despesa a um relatório e envie para aprovação.

2) Despesas que excedem o valor permitido.

Se a despesa ultrapassou o valor permitido pela política da empresa, o processo é um pouco diferente. Para isso, o colaborador deve:

1.  Selecione a despesa indevida.
2. Ajuste o valor da despesa para o valor permitido pela política, e siga com o resto da prestação de contas normalmente.
3. Quando a despesa for aprovada, o valor restante é lançado na conta corrente do colaborador e cabe a empresa alinhar como será feita essa devolução.

COMO ADMINISTRAR A CONTA CORRENTE DO COLABORADOR?

⚠️ Atenção: Ao zerar ou reduzir o valor de uma despesa no cartão
VExpenses, o valor final do ajuste só será refletido na Gestão de
Contas Correntes após a despesa ser aprovada.

Usuários administradores podem visualizar e fazer a gestão dos valores restantes seguindo os passos abaixo:

1. Em Gestão Administrativa, selecione “Gestão de contas correntes”.
2. Selecione o usuário que lançou a despesa indevida.
3. No lado superior direito da tela, clique em “Devolução” e insira o valor devolvido pelo seu colaborador.

Caso queira visualizar o histórico de conta corrente do seu colaborador, você pode acompanhá-lo pela linha do tempo ao lado direito dessa mesma página. Ainda na aba de gestão, você consegue visualizar o “Extrato de Conta Corrente” dos seus usuários.

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através do nosso Whatsapp pelo número (11) 5196-9240.