Neste artigo, falaremos sobre como a conciliação bancária deve ser realizada dentro do VExpenses. Essa funcionalidade precisa ser contratada pela sua empresa, pois é um módulo adicional do VExpenses!
Para contratação, entre em contato com nosso time comercial através do email: comercial@vexpenses.com
Sumário
1. Como realizar a conciliação
1.1 Como confirmar conciliações sugeridas
1.2 Como desconciliar despesas
4. Não recebi a minha fatura, o que fazer?
COMO REALIZAR A CONCILIAÇÃO
Para realizar a conciliação com sucesso é necessário acessar o VExpenses pela WEB e seguir os passos abaixo:
1. Entre no VExpenses e realize a criação das despesas realizadas com o cartão corporativo. Caso você já tenha recebido sua fatura, consulte-a para criar as despesas com a mesma data, valor e forma de pagamento "Cartão Corporativo".
Para saber como criar despesas no VExpenses,
leia o artigo: Como criar despesas - WEB
2. Em seguida, você deve realizar a conciliação da despesa criada por você, com a fatura enviada pelo banco para sua conta do VExpenses. Para isso, acesse a aba "Conciliações".
Do lado esquerdo da tela, se encontrarão as despesas criadas por você com o tipo de pagamento "Cartão Corporativo".
Já do lado direito da tela, será possível encontrar as despesas enviadas pelo banco, que foram realizadas no cartão corporativo da empresa.
3. Para realizar a conciliação basta arrastar a despesas criada por você para a lacuna "Arraste uma despesa aqui", ao lado da despesa que consta na fatura.
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Como confirmar conciliações sugeridas
Algumas despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo são conciliadas automaticamente quando a fatura do cartão sobe para o sistema, nesses casos, basta confirmar a conciliação sugerida pela plataforma.
Você pode realizar essa confirmação manualmente clicando em confirmar sobre as despesas ou clicar em “Confirmar Conciliações Sugeridas” para confirmar todas de uma única vez como no exemplo abaixo:
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Como desconciliar despesas
Caso desejar desconciliar uma despesa, basta passar o mouse sobre ela e clicar em "Desconciliar Despesa", de acordo com a imagem:
Para que possa realizar essa ação, o status do relatório precisa estar aberto, reaberto ou a despesa avulsa.
STATUS DAS FATURAS E SIGNIFICADOS
As faturas possuem diferentes status para cada fase da conciliação. Confira abaixo os significados de cada status:
- Importado: Fatura importada do banco, porém sem nenhum gasto conciliado ou interação com o aprovador;
- Parcialmente Conciliado: Fatura importada do banco, com 1 ou mais gastos conciliados e confirmados pelo aprovador, porém ainda com alguma conciliação pendente;
- Conciliado: Todos os gastos já estão conciliados e aprovados;
- Não Necessário: Todas as despesas já foram conciliadas, aprovadas e enviadas para o Banco.
STATUS DAS DESPESAS E SEUS SIGNIFICADOS
Além disso, também é importante verificar o status da sua despesa na fatura antes de realizar a conciliação. Verifique abaixo os quatro status possíveis:
- Aberto: Despesas da fatura que não tiveram uma combinação de informações com despesas já criadas ao ser importada;
- Possivelmente Conciliado: Despesas que já estavam no sistema no momento em que a fatura subiu e combinavam com a fatura;
- Conciliado: Despesas que foram conciliadas;
- Encerrado: Despesas conciliadas e aprovadas.
NÃO RECEBI A MINHA FATURA, O QUE FAZER?
Pode ficar tranquilo(a) assim que a fatura estiver disponível no sistema, você receberá um e-mail semelhante ao exemplo abaixo:
Um ponto importante é que sua empresa pode ter um data de corte para receber essas importações. Com isso em mente, sugerimos que verifique com um administrador qual é o dia em media que costuma receber.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!