Neste guia, falaremos sobre as funcionalidades que estão disponíveis para os administradores das empresas que possuem o módulo de Conciliação de faturas importadas do banco.

Sumário:

1. Como funciona a conciliação bancária no VExpenses

2. Configurações Obrigatórias para Conciliação Bancária 

3. Painel de importação de arquivos 

3.1 Como verificar os lotes importados

3.2 Reimportação de lotes pendentes

3.3 Como realizar o Câmbio de Moedas nas faturas 

4. Verificação das Faturas e Encerramento de Conciliações

5. Relatório de Conciliação

1. Como funciona a conciliação bancária no VExpenses

Dentro do VExpenses, é possível combinar a fatura enviada pelo seu banco, que contem os gastos realizados com seu cartão corporativo, juntamente com os gastos lançados em nossa plataforma, que vão conter comprovantes, tipos de despesas, centros de custos e outras informações que podem ser adicionadas!

Atualmente, o VExpenses possui a possibilidade de integrar com os seguintes bancos abaixo: 

• Itaú
• Bradesco
• Santander
• Banco do Brasil
• Citi
• Banco do Chile

Saiba mais sobre a conciliação bancária, lendo o artigo: Como conciliar as minhas despesas?

2. Configurações Obrigatórias para Conciliação Bancária 

Para que a importação de faturas enviadas pelo banco possa ser feita com sucesso no VExpenses, é necessário que os administradores da empresa cadastrem códigos relativos a cada usuário.

Com o cadastro de códigos de usuário, o VExpenses poderá relacionar a fatura enviada pelo banco, com o devido usuário cadastrado na plataforma, e colocará as despesas dentro da conta do usuário!

IMPORANTE!

Cada banco estabelece e utiliza um tipo de código diferente. Verifique com seu
implantador do VExpenses, qual código deve ser utilizado para o seu banco.

• Cadastro para bancos que utilizam o CPF como código:

Para cadastrar os CPFS dos usuários, o administrador deve:

1. Entrar no VExpenses pelo site

2. Acessar a opção "Configurações"

3. Selecionar o botão "Membros de Equipe"
4. Escolher o usuário que deseja cadastrar o CPF e clicar sobre o nome dele 

5. Preencher o CPF do usuário, e, para finalizar, clicar em "Salvar".

• Cadastro para bancos que utilizam os 8 últimos dígitos do cartão como código:

Para cadastrar os 8 últimos dígitos do cartão de cada usuário, o administrador deve:

1. Entrar no VExpenses pelo site

2. Acessar a opção "Configurações"

3. Escolher a opção "Integrações"

4. Buscar o nome do banco e clicar em "Configurar" ao lado do logo do banco 

5. Ao verificar o nome "Faturas", selecione "Editar". Em seguida, na opção "Definir o código dos usuários para importação de faturas", selecione "Editar" novamente. 

6. Insira os dígitos ao lado dos nomes dos respectivos usuários cadastrados na plataforma

7. Ao finalizar o preenchimento dos códigos, é necessário salvar. 

3. Painel de importação de arquivos 

• Como verificar os lotes importados

O painel de importação de arquivos é o local onde o administrador da empresa pode acompanhar os lotes com as faturas enviadas pelo banco.

1. Ao entrar no painel, é possível estabelecer um filtro de data para busca dos lotes.

2. Em seguida, os lotes, dentro do período estipulado, estarão listados, como no exemplo abaixo:

Os lotes podem apresentar os seguintes status:

• Finalizado: Indica que todas as faturas contendo os gastos dos usuários subiram com sucesso para a plataforma!
• Processando: Indica que o lote ainda está sendo processado, ou seja, o carregamento das faturas ainda está sendo realizado. 
• Pendentes: Indica que houve alguma questão que impediu a importação do lote. Para verificar o motivo da pendência do lote, clique sobre a lupa, na cor verde, localizada na lateral esquerda.
•  Erro: Indica que houve algum entrave durante a importação do lote. Entre em contato com o time de Suporte, através do email: suporte@vexpenses.com, indique o número do seu lote e poderemos te auxiliar sobre o ocorrido!

• Como reimportar lotes pendentes 

No caso de lotes pendentes, é necessário que o administrador verifique o motivo da pendência, faça os ajustes necessários e reimporte o lote novamente. 

1. A pendência constará no ícone de lupa, na cor verde. Clique sobre ele para entender o motivo da pendência. 

2. No campo "Detalhes", é possível identificar qual foi o item que causou a pendência do lote. No caso abaixo, um item da fatura não foi importado, pois o sistema não encontrou nenhum usuário cadastrado com o código "44633358"

3. Para resolução, é necessário que o administrador verifique quem seria o usuário dono do código e faça o devido cadastro, seguindo o passo a passo descrito no tópico 2 deste mesmo artigo. 

4. Ao realizar o cadastro do código para o devido usuário, o administrador pode voltar ao painel de importação, encontrar o lote e clicar sobre o ícone de reimportação:

5. Assim, o lote será carregado novamente, e, agora, com o código do usuário devidamente cadastrado, será importado para o sistema com sucesso! 

• Como realizar o Câmbio de Moedas nas faturas 

Se dentre os lotes existirem itens que precisam de câmbio de moedas, é necessário que o administrador faça o câmbio dos gastos. Para isso, é necessário:

1. Utilize o filtro de data para buscar os lotes

2. Em seguida, busque o lote que deseja e clique sobre o ícone de moeda, na cor azul. Assim, será possível verificar quais gastos precisam de câmbio, adicionar o valor da taxa de cambial e confirmar.

4. Verificação das Faturas e Encerramento de Conciliações

Existem 4 tipos de status que podem estar presentes nas faturas dos usuários de sua empresa, sendo eles:

• Importado: A fatura foi enviada pelo banco, mas ainda não teve gastos conciliados
• Conciliada: Todos os gastos da fatura foram conciliados e o relatório com as despesas foi aprovado
• Parcialmente Conciliado: A fatura possui alguns gastos conciliados e outros não
• Não necessário: A fatura não contem itens que necessitam de conciliação

Para verificar a conciliação de fatura dos usuários, é necessário:

1. Clicar em "Gestão"

2. Em seguida, clique em "Encerramento de Faturas". É possível fazer uma filtragem para escolher o usuário, status das faturas e período de data que será buscado. 

3. O administrador pode clicar sobre as faturas para visualizar as conciliações, e, se necessário, realizar o encerramento dos gastos. 

O encerramento de gastos pode ser utilizado para os casos em que os usuários já conciliaram os itens da fatura e os mesmos já foram aprovados. Assim, com o encerramento, o usuário não poderá desfazer a conciliação ou alterar a conciliação realizada. 

Caso exista algum item que não necessita ser conciliado, o encerramento também pode ser realizado, pois fechará o item que não ficará mais pendente de conciliação para o usuário. 

4. Para encerrar os itens, basta clicar sobre o item que deseja, marcar a caixa de seleção e selecionar o botão "Fechar Itens Selecionados" para finalizar. 

5. Relatório de Conciliações 

O relatório de conciliações é disponibilizado em excel para que os administradores possam acompanhar as informações das conciliações de faturas. Para baixar o relatório, é necessário: 

1. Clique na aba de "Gestão"

2. Selecione "Relatório de Conciliações"

3.  Filtre o período desejado e clique em "Gerar Excel"

Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!