Este artigo é direcionado a Administradores e explica como definir o valor pago por quilômetro rodado e as regras de comprovação. O conteúdo resolve a necessidade de automatizar o cálculo de deslocamentos, eliminando contas manuais e garantindo que o valor vigente seja aplicado corretamente a todos os percursos.
O QUE VOCÊ PRECISA SABER ANTES
Estas políticas aplicam-se apenas a percursos (KM rodado). Gastos com combustível (nota fiscal do posto) ou pedágios devem ser lançados como "Despesas" comuns. Se tiver dúvidas sobre quanto pagar por KM, confira nosso artigo: O que é KM rodado e como calcular o custo para reembolso?.
PASSO A PASSO - CONFIGURANDO A POLÍTICA GERAL (PARA TODA A EMPRESA)
A política geral é a regra "coringa", ela vale para todos os usuários que não estiverem vinculados a uma política específica.
1. Acesse “Configurações” e clique em “Políticas de quilometragem”.
2. Para definir uma política geral você deve utilizar a caixa superior da tela inicial de políticas de quilometragem.
3. Basta preencher com os dados referentes a sua política e clicar em "Salvar". Assim, todos os usuários da empresa (que não estão em políticas de quilometragem específicas) passarão a seguir essas regras em seus próximos percursos criados.
PASSO A PASSO - CONFIGURANDO POLÍTICAS ESPECÍFICAS (PARA USUÁRIOS SELECIONADOS)
Se sua empresa paga valores diferentes para categorias distintas (ex: Vendedores vs. Diretores), crie políticas segmentadas:
1. Na mesma tela de “Políticas de quilometragem”, localize a segunda caixa e clique em “Criar política”.
2. Preencha os campos:
- Descrição (nome da política)
- Valor pago por km (o valor que será cobrado para cada km rodado)
- Permissão para alterar o valor do km manualmente (ao selecionar "sim", os usuários criadores de percursos manuais poderão alterar o valor pago definido pela empresa)
- Exigir imagem (ao selecionar "sim", será necessário inserir comprovantes nos percursos criados)
3. Ao finalizar o preenchimento, clique em "Salvar".
4. Volte a página de “Políticas de quilometragem” e na lista de políticas existentes, clique em “Membros Vinculados” na linha da política desejada, selecione os usuários que devem segui-la e para finalizar clique em "Salvar".
Agora, todos os membros vinculados irão seguir as regras estabelecidas na política de quilometragem em seus próximos percursos.
COMO EDITAR A POLÍTICA DE QUILOMETRAGEM
É possível realizar a alteração de políticas de quilometragem cadastradas.
1. Para realizar a alteração, o administrador deve primeiramente acessar a tela Configurações > Políticas de Quilometragem.
2. Localize a política de quilometragem que deseja alterar e clique em Editar.
3. Na tela de edição altere o valor pago por km, se será possível editar esse valor manualmente, se irá exigir imagem e a descrição.
Além disso, na aba de Membros Vinculados podemos vincular ou desvincular usuário à essa política de quilometragem.
Atenção: quando uma política de quilometragem tem seu valor por KM alterado, passa a valer sempre o valor atual configurado na política, independentemente da data do percurso lançado.
Exemplo prático
Se o administrador alterar o valor por KM no dia 01/11 para R$ 1,50, então: Mesmo que o
colaborador registre um percurso referente a outubro na plataforma, o valor que será
utilizado é o R$ 1,50, pois é o valor vigente na política no momento do lançamento.
Para despesas que já foram enviadas para aprovação, esta regra não se aplica.