Nesse artigo, ensinaremos como o processo de prestação de contas ou pedido de reembolso pode ser realizado através do nosso site, mas caso queira aprender a como realizar o mesmo processo via aplicativo mobile, basta acessar o artigo: Como realizar a prestação de contas através do aplicativo.
Sumário
3. Enviando seu relatório para aprovação
CRIANDO UM RELATÓRIO
Para iniciar o processo de prestação de contas, é necessário criar um relatório para organizar os gastos realizados em um determinado período, viagem ou evento. O relatório é como uma pasta para alocar as despesas ou percursos que serão enviados para sua empresa.
1. O primeiro passo é ir até o menu lateral e escolher a opção "Relatórios".
3. Para criar seu relatório, é necessário preencher uma descrição (título) e escolher um centro de custo entre as opções disponibilizadas pela sua empresa.
O vínculo de adiantamentos apenas deve ser feito para relatórios
de prestação de contas de adiantamentos. Saiba mais sobre esse
processo no artigo: Prestação de contas de adiantamentos
através do site.
As demais informações contidas em "Mais Opções" não são
obrigatórias, mas você pode adicioná-las, se quiser,
para facilitar o preenchimento das despesas posteriormente.
4. Ao finalizar o preenchimento das informações, clique em "Salvar" para que seu relatório seja criado.
5. O relatório criado ficará disponível na aba "Relatórios" com o status "Aberto" e o valor inicial zerado (até que despesas sejam inseridas dentro dele).
CRIANDO SUAS DESPESAS
Após a criação do relatório, é hora de criar as despesas, que são os gastos realizados em seu dia a dia.
1. Para iniciar a criação de suas despesas, vá até o menu lateral esquerdo e selecione a aba "Despesas".
3. Escolha a opção "Despesa Manual" para criar o gasto que você realizou. Caso sua conta mostre outras opções, essas são relacionadas a criação de percursos. Saiba mais sobre como criar percursos no artigo: Como criar percursos através do site.
4. Preencha a despesa preenchendo as seguintes informações:
- Comprovante (Uma imagem ou um PDF que comprove o gasto)
- Descrição (Título da despesa)
- Moeda (De acordo com a moeda original do gasto)
- Tipo de despesa (Possível escolher 1 opção entre as disponibilizadas)
- Data (Data em que o gasto ocorreu)
- Centro de Custo (Possível escolher 1 opção entre as disponibilizadas)
- Forma de Pagamento (Possível escolher 1 forma de pagamento, considerando como a despesa foi paga)
- Projeto (Possível escolher 1 ou no máximo 50 projetos para adicionar em sua despesa)
O comprovante da despesa deve ser apenas uma imagem
ou um PDF de até 40 MB.
Caso precise adicionar mais anexos em sua despesa, confira
o artigo: Como adicionar anexos na observação da despesa.
5. Ao finalizar o preenchimento dos campos, clique em "Avançar".
6. Em seguida, adicione em qual relatório essa despesa será inserida. Sua despesa apenas pode ser inserida em relatórios com o status "Aberto", mas caso você não tenha criado um relatório anteriormente, crie um novo clicando em "Criar relatório".
7. Ao finalizar, clique em "Criar despesa" e a despesa preenchida será salva.
ENVIANDO SEU RELATÓRIO PARA APROVAÇÃO
Após a criação de todas as despesas e da inserção delas dentro de um relatório, é necessário o envio do relatório para aprovação, para que sua empresa possa fazer a validação dos gastos feitos por você.
1. Para enviar o seu relatório para aprovação, vá até a aba “Relatórios” e busque o nome do relatório desejado.
2. Ao lado da descrição (título) do relatório, clique na opção "Ações" e selecione "Enviar para Aprovação"
3. Confirme o envio para aprovação clicando em "Ok"