O fluxo de aprovação por centro de custo é ideal para empresas que necessitam de múltiplos aprovadores em diferentes fluxos, dependendo do centro de custo utilizado no relatório.
Nesta modalidade, é possível vincular vários centros de custos a cada fluxo de aprovação, em vez de atrelar usuários.
Neste artigo, explicaremos como funciona o fluxo de aprovação por centro de custo, como ativá-lo na sua empresa e as regras de uso.
Sumário:
1. Como ativar o fluxo de aprovação por centro de custo
3. Como configurar o fluxo de aprovação por centro de custo
4. Etapa adicional para auto aprovação
COMO ATIVAR O FLUXO DE APROVAÇÃO POR CENTRO DE CUSTO
Para ativar esse método de aprovação, o administrador da empresa deve entrar em contato no email suporte@vexpenses.com.
Ao ativar essa modalidade, o fluxo de aprovação por membro de
equipe (padrão da empresa) não estará mais disponível, e a empresa
precisará reconfigurar todos os fluxos na modalidade de vínculo por
centro de custo.COMO FUNCIONA NA PRÁTICA
A empresa deve criar fluxos conforme o padrão, mas no fim, é necessário vincular centros de custos em cada política criada.
Antes, na aprovação por membro de equipe (cada membro vinculado 1 um fluxo):
Agora, com a modalidade de aprovação por centro de custos é possível distribuir os centros de custo da sua empresa em vários fluxos:
Exemplo de uso:
Quando o usuário escolher em seu relatório o Centro de Custos A ele seguirá o Fluxo de Aprovação A (o fluxo ao qual o centro de custos A está vinculado).
Por outro lado, se esse mesmo usuário optar pelo Centro de Custos B ele seguirá o Fluxo de Aprovação B (o fluxo ao qual o centro de custos B está vinculado).
1. Neste modo de aprovação, o aprovador pode se autoaprovar,
desde que faça parte de um centro de custo vinculado ao fluxo
de aprovação em que atua como aprovador.
2. Ademais, cada relatório deve conter despesas
de apenas um centro de custo, assim o sistema consegue identificar
para qual Fluxo de Aprovação deve enviar aquele relatório.
COMO CONFIGURAR O FLUXO DE APROVAÇÃO POR CENTRO DE CUSTO
1) No site da VExpenses, o administrador da empresa deve acessar a aba de "Configurações" e escolher a opção "Centros de Custos".
É importante conferir se sua empresa já tem todos os centros de custos necessários cadastrados, além dos usuários corretos associados a cada centro de custo.
2) Se todos os centros de custos estiverem cadastrados corretamente, clique na aba de "Política de Despesas", que também está na seção de configurações.
3) Para criar um novo fluxo, clique na opção "Novo Fluxo de Aprovação".
4) Em seguida, selecione os aprovadores que farão parte de cada etapa. Ao finalizar, clique em "Finalizar".
5) Depois, acesse a opção "Centros de Custos Vinculados" e em "Relacionar Membros", escolha os centros de custos que você gostaria de associar a esse fluxo. Quando terminar, é só clicar em "Salvar".
Somente os usuários associados a esses centros de custos poderão utilizá-los nos relatórios que criarem.
ETAPA ADICIONAL PARA AUTO APROVAÇÃO
Se um aprovador enviar um relatório para aprovação no fluxo que ele é aprovador, é possível adicionar uma etapa extra para que outro aprovador também revise e aprove esse relatório. Isso é útil em casos de autoaprovação.
Por exemplo:
Imagine que eu sou aprovador de vários centros de custos e, ao mesmo tempo, tenho permissão para aprovar meus próprios relatórios. Nesse caso, sem a etapa adicional, todos os relatórios passariam apenas por mim.
Com a etapa extra, se eu enviar um relatório para aprovação, eu mesmo poderei aprová-lo, e depois o relatório será enviado para outro aprovador (escolhido pela empresa) para que ele também possa aprová-lo, havendo uma nova conferência.
Os relatórios dos outros colaboradores continuam passando apenas
por mim. A etapa adicional é utilizada somente em casos de
autoaprovação!
Para adicionar essa etapa, vá em:
- Configurações;
- Fluxos de Aprovação;
- Selecione um fluxo com autoaprovação, e clique em "Editar";
- Selecione a opção "Criar etapa adicional" para definir os aprovadores;
- Clique em "Finalizar".
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!