Este artigo é direcionado para usuários com perfil de Administrador de Viagens e apresenta o passo a passo para realizar a conciliação de viagens utilizando o Cartão VExpenses. O conteúdo explica como validar as reservas aprovadas e finalizar o processo de conciliação dentro da plataforma.
Caso queira entender melhor o conceito da funcionalidade, acesse o artigo:
🔗 O que é a Conciliação de despesas de Viagens?
Se a sua empresa utiliza um cartão terceiro para pagamento das reservas, consulte:
🔗 Como conciliar viagens utilizando um Cartão de Terceiros
Passo a passo para conciliar viagens com o Cartão VExpenses
Para conciliar as despesas de viagens dos colaboradores, siga as etapas abaixo:
1. No menu lateral da plataforma, clique em: Gestão > Conciliação de Viagens.
- Reserva do viajante
- Transação realizada com o Cartão VExpenses
- Despesa criada automaticamente para conciliação
Essas informações permitem que o Administrador de Viagens valide se os valores da reserva, da transação e da despesa estão corretos antes de finalizar a conciliação.
Conciliada: as reservas pagas com o Cartão VExpenses podem ser conciliadas automaticamente quando o valor da reserva corresponde ao valor da transação. Após analisar essas reservas, basta clicar em Finalizar reservas conciliadas.
Sem pagamento: esse status costuma ocorrer em reservas de hotel. O pagamento da hospedagem pode ser processado até 10 dias após o checkout. Assim que a transação for registrada no cartão, a despesa será criada automaticamente para que a conciliação seja realizada.
Divergente: esse status indica que o valor da reserva é diferente do valor da transação registrada no cartão. Isso pode ocorrer em situações como:
- estornos
- cobranças com valor maior ou menor
- ajustes feitos pelo estabelecimento
Nesses casos, o Administrador de Viagens deve analisar a situação e decidir se deseja confirmar a conciliação clicando em "Conciliar".
4. Após revisar e confirmar todas as despesas conciliadas, clique em: "Finalizar reservas conciliadas".