A Conciliação de Viagens centraliza a conferência e a prestação de contas das reservas de viagens em um único lugar.
Com essa atualização, a responsabilidade pela prestação de contas deixa de ser do viajante e passa a ser do Gestor de Viagens, que realiza toda a conciliação diretamente pelo módulo.
Neste FAQ, você encontra as principais informações sobre acesso, regras de exibição das reservas e como funciona a conciliação conforme a forma de pagamento utilizada.
- Quem tem acesso ao módulo de Conciliação de viagens?
O acesso ao módulo de Conciliação é restrito aos usuários com perfil de Administrador de Viagens.
- Quais reservas são exibidas no módulo de Conciliação?
No módulo de Conciliação são apresentadas apenas as reservas aprovadas e as reservas que foram canceladas após a aprovação.
- Quais informações ficam disponíveis de forma consolidada no módulo de Conciliação?
O módulo de Conciliação apresenta, de forma consolidada, os dados da reserva, os dados da transação de pagamento e os dados da despesa, permitindo que toda a conferência e conciliação sejam realizadas em um único lugar.
- O que muda na prestação de contas das reservas de viagens?
Antes, o próprio viajante era responsável pela prestação de contas da reserva. Ele tinha acesso à despesa pelo módulo de Despesas, precisava incluí-la em um relatório e enviá-lo para aprovação.
Com a Conciliação de Viagens, essa dinâmica muda: o viajante não realiza mais a prestação de contas e não visualiza mais as despesas de viagens. Essa responsabilidade passa a ser do Gestor de Viagens, que tem acesso às informações exclusivamente pelo módulo de Conciliação, sendo o responsável por conferir e prestar contas da reserva.
- Como funciona a conciliação quando o pagamento da reserva é feito com o cartão VExpenses Viagens?
Quando a reserva de viagem é paga com o cartão VExpenses Viagens, a conciliação é realizada automaticamente pelo módulo de Conciliação, com os dados já vinculados à reserva, à transação de pagamento e à despesa.
Nesse caso, o Gestor de Viagens precisa apenas finalizar a conciliação com um único clique.
- Como funciona a conciliação quando o pagamento da reserva é feito com cartão de terceiro?
Quando a reserva de viagem é paga com cartão de terceiro, o módulo de Conciliação cria automaticamente a despesa.
Nesse cenário, é necessário conferir a transação no extrato do cartão utilizado para, então, finalizar a conciliação.
- Por que as despesas de viagens não aparecem nos relatórios de despesas do viajante?
Com a mudança no processo de Conciliação de Viagens, o viajante não realiza mais a prestação de contas das despesas de viagens.
Por esse motivo, essas despesas não ficam disponíveis nos relatórios de despesas por usuário.
- Minha empresa utiliza cartão de terceiro para pagar viagens. Por que minhas reservas não são conciliadas automaticamente?
Quando o pagamento das reservas é feito com cartão de terceiro, não temos acesso ao extrato e às transações desse cartão. Por esse motivo, não é possível realizar a conciliação automática dessas compras, sendo necessária uma conferência manual pelo Gestor de Viagens no extrato do cartão utilizado, para então finalizar a conciliação.
Caso tenha dúvidas ou dificuldades com o uso, entre em contato conosco pelo chat de suporte ou pelo e-mail: suporte@vexpenses.com, teremos o prazer de te ajudar!