A gestão de grupos é uma funcionalidade que possibilita que a empresa separe os cartões entre grupos nomeados como desejarem, onde cada grupo possui um ou mais gestores responsáveis por gerir os valores daqueles determinados cartões.
Nesse artigo, explicaremos como a gestão de grupos pode ser configurada e suas regras principais de funcionamento.
Sumário
1. Como ativar a gestão de grupos
2. Como alocar ou remover valores para os grupos - Site
COMO ATIVAR A GESTÃO DE GRUPOS?
Para ativar a funcionalidade o gestor de contas da empresa deve enviar um e-mail para suporte@vexpenses.com solicitando a liberação. Assim que liberada, siga as etapas abaixo:
1. No menu lateral esquerdo do site, clique em "Cartões" e selecione "Criar novo grupo".
2. Escolha um apelido para o grupo de cartões que está criando. Em seguida, clique em "Continuar".
3. Escolha quais cartões devem fazer parte deste grupo. Selecione-os através do checkbox. Em seguida, clique em "Continuar".
4. Uma opção de confirmação aparecerá em sua tela. Clique em "Confirmar".
Caso algum cartão adicionado tenha feito solicitações de valores que
ainda não estão aprovadas, elas serão recusadas automaticamente
após a confirmação da inserção do cartão nesse grupo.
5. Após a confirmação dos usuários que farão parte do grupo, é hora de escolher qual usuário fará a gestão daquele grupo.
- QUEM É O GESTOR DE GRUPOS: ele tem o nível de acesso responsável pela gestão do grupo de cartões que está inserido na empresa. Se um usuário é apenas gestor do grupo A, mas a empresa tem também o grupo B, C e D, ele apenas verá o extrato dos cartões contidos no grupo A e poderá adicionar e retirar valores para os cartões desse grupo.
Para selecionar quais usuários serão gestores desse grupo, clique no checkbox ao lado do nome, e, em seguida, clique em "Criar novo grupo".
6. Prontinho! Agora o grupo já está criado e o gestor de contas poderá visualizá-lo no painel geral de cartões, clicando em "Grupos de cartões".
COMO ALOCAR OU REMOVER VALORES PARA OS GRUPOS - SITE
Após criar um grupo, o gestor de contas deve definir quais valores ficarão disponíveis para a gestão de cada grupo. Pois, para que o gestor do grupo consiga alocar valor, é necessário que haja valor disponível no próprio grupo.
Dessa forma, a empresa tem flexibilidade para distribuir os valores conforme desejar, e cada grupo passa a ser responsável por administrar o montante recebido, podendo adicionar ou remover valores dos cartões vinculados ao grupo.
No entanto, Caso a empresa tenha a realocação automática ativada,
o sistema utiliza o valor disponível na conta da empresa para cobrir
o valor, mesmo que o grupo não tenha valor no momento da alocação.
1. Para alocar ou remover valores nos grupos, é necessário ser um gestor de contas e acessar o painel de cartões pelo site.
Em seguida, busque o grupo desejado na opção "Grupos de Cartões" e clique na engrenagem de "Detalhes" daquele grupo.
2. Após, clique em "Adicionar valor" ou "Remover Valor" para seguir escrevendo o valor que deseja e confirmar a ação.
- Adicionar Valor
Escolha o valor que deseja adicionar e confirme clicando em "Adicionar valor".
- Remover Valor
Escolha o valor que deseja adicionar e confirme clicando em "Remover valor".
3. Ao confirmar, o valor será adicionado ou removido, sendo possível visualizar o valor disponível no grupo. E cabe ao gestor do grupo gerir como esse valor será distribuído entre os cartões.
💡REGRAS DA GESTÃO DE GRUPOS
1. Tipos de usuários de Cartão VExpenses e suas funcionalidades
| Usuário | Ações |
| Portador de Cartão | Pode ativar seu cartão, alterar senha, bloquear bloquear e desbloquear seu cartão, solicitar valores, consultar extrato e prestar contas. |
| Gestor de Contas | Responsável pela gestão geral dos cartões da empresa. Pode realizar depósito, retirada, solicitação de novos cartões, adicionar novos portadores na conta, criar grupos de cartões e todas as demais ações de gestão. |
| Gestor de Grupo | Pode realizar alocação e retirada de valores e consultar extrato apenas para os cartões que estão em seu grupo. Caso o gestor de grupos remova ou adicione valores, essa movimentação será relativa ao valor disponível que aquele grupo possui. |
| Gestor Financeiro | Apenas pode visualizar valores disponíveis e baixar extratos, referente a todos os cartões e grupos da empresa, mas não pode realizar nenhuma ação de gestão. |
Saiba mais sobre as funcionalidades de cada tipo de usuário no artigo: Quais os tipos de acesso para uso dos Cartões VExpenses?
2. Ativação da funcionalidade
O Gestor de contas da empresa deve enviar um e-mail para suporte@vexpenses.com solicitando a liberação. Quando for liberada a funcionalidade, o campo para criar o grupo ficará visível na aba de cartões.
3. Desativação da funcionalidade
Para desativar, o gestor de contas da empresa deve enviar um e-mail para suporte@vexpenses.com solicitando a desativação. Quando desativada, todos os grupos são resetados e a opção de criar novos grupos não fica mais disponível para a empresa.
4. Quem pode ser um gestor de grupos?
Para ser um gestor de grupos, é necessário ser configurado como portador de cartão VExpenses. Um usuário que já é gestor de contas não pode ser gestor de grupos. Isso porque, o gestor de contas é o nível de acesso maior, que já visualiza e gere todos os grupos e cartões da empresa.
5. Quantos gestores um mesmo grupo pode ter?
Um grupo pode ter vários gestores de grupo ao mesmo tempo! Não há limitação.
6. Um mesmo cartão pode estar em vários grupos ao mesmo tempo?
Não. Um cartão só pode fazer parte de um grupo. Caso seja necessário participar de outro grupo, será preciso que o gestor de contas da empresa troque o cartão de grupo através do site.
7. Que cartões podem ser adicionados nos grupos?
- Todos os cartões ativos que sejam usuários ativos na VExpenses.
- Ao adicionar um cartão em um grupo, se o cartão tiver solicitações de valores pendentes, todas serão recusadas, pois ,agora, as solicitações de valores serão avaliadas diretamente pelos gestores daquele grupo, sendo necessário refazer as solicitações novamente.
- Para adicionar, remover ou alterar um cartão de grupo, é necessário que ele esteja com valores zerados e sem taxas pendentes.
8. Como funciona o extrato dos cartões que estão em grupos?
O extrato de cada cartão é único, portanto, cada cartão segue tendo seu próprio extrato. Se um cartão estava em um grupo e depois foi modificado para outro, não perderá nenhum histórico de movimentações daquele cartão.
📌OUTROS MATERIAIS
Você também pode encontrar mais artigos sobre essa temática abaixo:
- Quais os tipos de acesso para uso dos Cartões VExpenses?
- Como adicionar ou remover cartões em grupos
- Como ativar ou desativar a gestão de grupos
- Como o gestor de grupo pode adicionar ou remover valores dos cartões
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