O VExpenses é uma plataforma de prestação de contas de despesas que pode ser utilizada via aplicativo ou site.
Nesse artigo, ensinaremos como o processo de prestação de contas ou reembolso pode ser realizado através do nosso site, mas caso queira aprender a como realizar o mesmo processo via APP, basta acessar o artigo: Como realizar a prestação de contas através do aplicativo
Sumário
3. Enviando seu relatório para aprovação
CRIANDO UM RELATÓRIO
Para iniciar o processo de prestação de contas, é necessário criar um relatório para organizar os gastos realizados em um determinado período, viagem ou evento. O relatório é como uma pasta para alocar as despesas ou percursos que serão enviados para sua empresa.
1. O primeiro passo é ir até o menu lateral e escolher a opção "Relatórios"
3. Para criar seu relatório, é necessário preencher uma descrição (título) e escolher um centro de custo entre as opções disponibilizadas pela sua empresa.
O vínculo de adiantamentos apenas deve ser feito para relatórios de prestação de contas de adiantamentos. Saiba mais sobre esse processo no artigo: Prestação de contas de adiantamentos através do site.
As demais informações contidas em "Mais Opções" não são obrigatórias, mas você pode adicioná-las, se quiser, para facilitar o preenchimento das despesas posteriormente.
4. Ao finalizar o preenchimento das informações, clique em "Salvar" para que seu relatório seja criado.
5. O relatório criado ficará disponível na aba "Relatórios" com o status "Aberto" e o valor inicial zerado (até que despesas sejam inseridas dentro dele).
CRIANDO SUAS DESPESAS
Após a criação do relatório, é hora de criar as despesas, que são os gastos realizados em seu dia a dia.
1. Para iniciar a criação de suas despesas, selecione a opção "Adicionar Despesa", disponível na aba "Despesas" ou "Relatórios".
2. As despesas devem ser preenchidas com as informações de:
- Comprovante (Uma imagem ou um PDF que comprove o gasto)
- Descrição (Título da despesa)
- Moeda (De acordo com a moeda original do gasto)
- Tipo de despesa (Deve ser escolhida uma opção entre as opções cadastradas por sua empresa)
- Data (De acordo com a data em que o gasto ocorreu)
- Relatório (Deve ser escolhido o nome de um relatório que está com o status "Aberto", para que a despesa seja adicionada dentro dele)
- Centro de Custo (Deve ser escolhida uma opção entre as disponibilizadas em sua conta)
- Forma de Pagamento (Considerando a forma com a qual a despesa foi paga)
- Projeto (O campo de projeto é opcional, portanto, pode ser que sua empresa utilize ou não essa segmentação)
O comprovante da despesa deve ser apenas uma imagem
ou um PDF de até 40 MB.
Caso precise adicionar mais anexos em sua despesa, confira
o artigo: Como adicionar anexos na observação da despesa.
3. Durante o preenchimento da despesa, é muito importante que o campo "Relatório" seja preenchido, pois caso contrário, a despesa ficará "Avulsa", ou seja, não ficará incluída em nenhum relatório.
Após finalizar o preenchimento de todas os campos da despesa, clique em "Salvar".
ENVIANDO SEU RELATÓRIO PARA APROVAÇÃO
Após a criação de todas as suas despesas, é necessário realizar o envio para aprovação, para que sua empresa possa fazer a validação dos gastos feitos por você.
1. Para enviar o seu relatório para aprovação, vá até a aba “Relatórios” e busque o nome do relatório desejado
2. Ao lado da descrição (título) do relatório, clique na opção "Ações" e selecione "Enviar para Aprovação"
3. Confirme o envio para aprovação clicando em "Ok"
Caso a reprovação tenha acontecido, basta seguir o passo a passo indicado no artigo: Como alterar relatórios reprovados através do site