Olá! Esse guia foi criado para você que está realizando sua primeira solicitação de reembolso, nele iremos abordar temas que vão desde a criação da despesa até o envio de um relatório para aprovação. O sistema é estruturado da seguinte maneira:
1. Você primeiro deve criar um relatório
2. Depois, adicionar despesas no relatório
3. Por fim, deve enviar o relatório para aprovação
(nota: o VExpenses é uma plataforma de gestão e não é responsável pelo pagamento de reembolsos!)
Nesse guia realizaremos todo o processo pelo navegador, mas você pode encontrar guias na nossa central de ajuda sobre como realizar esse passo a passos no aplicativo em aparelhos Android e iOS.
Criando seu primeiro relatório
Os relatórios de despesas têm basicamente a mesma função do formulário que você preenche no processo atual da sua empresa, ou seja, servem para agrupar suas despesas. Você pode criar quantos relatórios quiser para agrupar suas despesas da forma que preferir, como: por viagem, por mês, por semana, etc.
- O primeiro passo é ir em “Relatórios” e clicar em “Adicionar Relatório”.
- Em seguida, preencha a descrição e selecione um centro de custo. A seleção de adiantamentos não é obrigatória. Caso queira vincular um projeto ao relatório ou fazer alguma observação, basta clicar em mais opções.
- Após preencher as informações obrigatórias e as opcionais desejadas, clique em “Salvar”.
Criando sua primeira despesa
As despesas são cada um dos gastos que você tem no dia-a-dia. Elas devem ser preenchidas com uma foto do recibo e os detalhes necessários. Conforme você for lançando suas despesas, você deve colocá-las no relatório que você já tiver criado.
Caso tenha criado suas despesas antes de criar um relatório veja esse passo a passo: Inserção de Despesas em Relatórios - WEB.
- O primeiro passo é ir em “Despesas” e clicar em “Adicionar Despesa”.
- Depois basta preencher os campos e anexar o comprovante da despesa. No caso de anexo PDF, o tamanho limite do arquivo para a plataforma WEB é de 40MB. Após realizar as alterações basta clicar em "Salvar".
Enviando o relatório para aprovação
Ao enviar seu relatório para aprovação, os aprovadores do seu fluxo irão dizer se seus gastos estão de acordo com as políticas de despesas da empresa.
No fluxo de aprovação o relatório pode ser aprovado ou reprovado. Caso ele seja reprovado, você pode editá-lo ou excluí-lo com a ajuda desse artigo: Alteração de Relatório Reprovado - WEB.
- O primeiro passo é ir em “Relatórios”.
- Em seguida, na linha do relatório que está “Aberto” ou “Reaberto” e que você deseja enviar para aprovação, clique em “Ações” e selecione “Enviar para aprovação”.
