Nesse artigo, iremos te ensinar o que é a conciliação em moeda estrangeira e como ela funciona corretamente na plataforma.

Sumário

1. O que é a conciliação em moeda estrangeira?

2. Como é o processo de organização de relatórios

3. O passo a passo para conciliar o valor original

4. O que fazer se o sistema bloquear a alteração de moeda

O QUE É A CONCILIAÇÃO DE MOEDA ESTRANGEIRA?

A conciliação em moeda estrangeira se trata de uma integração bancária e ocorre quando o usuário precisa prestar contas de gastos internacionais. Para que o processo funcione, a moeda da despesa cadastrada precisa ser exatamente igual à moeda do item de fatura enviado pelo banco.

Por exemplo, se a fatura para conciliar veio como USD 48,68, a despesa a ser conciliada deverá ser lançada como USD 48,68, e não com o valor convertido em real (BRL).

COMO É O PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DE RELATÓRIOS

Dentro da plataforma VExpenses, cada relatório pode conter apenas despesas de uma única moeda. Quando há moedas diferentes no cartão, as despesas também precisam estar em diferentes relatórios.

O processo de organização exige que o usuário crie um relatório específico e separado para cada tipo de moeda internacional (por exemplo: criar um relatório apenas para moedas em USD e outro relatório apenas para moedas em CLP).

PASSO A PASSO PARA CONCILIAR O VALOR ORIGINAL

1. O primeiro passo é criar um relatório novo na plataforma com o tipo de moeda correspondente ao gasto (USD ou CLP).

2. Em seguida, o usuário deve acessar a aba de "Despesas" e clicar para abrir a despesa estrangeira que deseja conciliar.

3. Depois, é necessário clicar em "Editar" para alterar a moeda para o tipo estrangeiro correto, preencher o valor original (conforme veio na fatura) e vincular essa despesa ao novo relatório específico criado para aquela moeda.

4. Por fim, com a despesa ajustada no relatório certo, o usuário poderá acessar a aba de "Conciliações" e conciliar normalmente na fatura.

• Importante: Caso não esteja encontrando a despesa na fatura, basta expandir os filtros de data da busca. A conversão do valor da despesa estrangeira para real deverá ser feita somente pelos gestores após as despesas serem aprovadas.

O QUE FAZER SE O SISTEMA BLOQUEAR A ALTERAÇÃO DE MOEDA

Se o usuário tentar alterar a moeda de uma despesa para USD e o sistema não permitir, significa que existem despesas em BRL (Real) misturadas dentro daquele mesmo relatório. Como o sistema não aceita mais de um tipo de moeda por relatório, existem duas opções para resolver:

Opção 1: Excluir todas as despesas em BRL que estão no relatório misturado (orientando o usuário a salvar os comprovantes antes). Depois, criar as despesas novamente selecionando a moeda estrangeira original (USD, CLP) com o valor da fatura e adicioná-las ao novo relatório.

Opção 2: Retirar a despesa internacional do relatório atual que contém reais, criar um relatório do zero focado apenas na moeda estrangeira desejada e realizar a troca da moeda da despesa novamente de BRL para USD.

• Exceção de parâmetro: Se a empresa utilizar o parâmetro “Utilizar apenas moeda faturada”, as despesas precisam permanecer na moeda padrão de faturamento da empresa (BRL) para que a conciliação ocorra. Nesse cenário específico, a orientação muda: deve-se alterar a moeda das despesas de volta para BRL e também reconfigurar a moeda do relatório para BRL antes de realizar a tentativa de conciliação.