A VExpenses possui integração nativa com a OMIE. Sempre que os relatórios são aprovados em nossa plataforma, eles são automaticamente enviados para a OMIE, onde podem ser pagos ou geridos, de acordo com a necessidade da empresa.
Aprenda como a Integração funciona e como sua empresa pode configura-la!
Sumário:
1. Como funciona a integração entre a VExpenses e a OMIE?
3. Pré-requisitos obrigatórios para integração
4. Como configurar a integração?
COMO FUNCIONA A INTEGRAÇÃO ENTRE A VEXPENSES E A OMIE?
Na VExpenses o usuário deve seguir normalmente o processo de prestação de contas. Ao final deste processo, o relatório que contém as despesas do usuário deve ser aprovado, e assim que aprovado, o relatório será enviado automaticamente para a OMIE.
As despesas do relatório que forem do mesmo tipo serão agrupadas, somadas e enviadas automaticamente, após aprovadas, para a OMIE, contendo as seguintes informações:
- Nome do fornecedor (que é o usuário)
- Título da despesa
- Valor
- Data da despesa
- Tipo de despesa (categoria da despesa)
- Informação se é reembolsável ou não reembolsável
- Conta Corrente cadastrada na VExpenses
- Link da URL do relatório em PDF
PROCESSO DE CONTRATAÇÃO
1. Para iniciar a integração, é necessário realizar a contratação da VExpenses diretamente pela OMIE Store.
Sendo assim, acesse: https://store.omie.com.br/apps/vexpenses e selecione "Comprar Agora".
2. Esse passo é obrigatório, pois a OMIE será responsável pela emissão das cobranças relacionadas a VExpenses, que também serão incluídas na sua fatura OMIE.
3. Após concluir essa etapa, aguarde o contato do nosso time interno por e-mail, com as informações da sua conta na VExpenses e as chaves necessárias para a integração.
4. Se a sua empresa já contratou a VExpenses diretamente conosco, não há problema em realizar a contratação novamente pelo link da OMIE Store. Essa ação não resultará em dupla contratação nem em cobranças duplicadas.
Nosso time interno entrará em contato apenas para enviar as chaves de integração, e você poderá continuar utilizando a mesma conta já existente.
PRÉ-REQUISITOS OBRIGATÓRIOS PARA A INTEGRAÇÃO
Para que a integração funcione corretamente, é essencial que algumas informações estejam devidamente configuradas. Fique atento aos seguintes pontos:
1. Os usuários precisam ter um e-mail cadastrado na OMIE, que será utilizado posteriormente como o login de cada usuário na VExpenses. O e-mail deve ser o mesmo na OMIE e na VExpenses.
Além disso, a TAG “Funcionário” precisa ser adicionada no cadastro OMIE do usuário para serem importados na VExpenses, como no exemplo abaixo:
Caso o usuário esteja cadastrado na OMIE, porém não tenha e-mail, e esteja com a Tag de “Funcionário”, ao tentar sincronizar esses usuários, na VExpenses será exibido uma mensagem de erro: “Usuário com e-mail inválido”. Por isso, é importante que tenha e-mail e a TAG "Funcionário"!
2. Caso adicione a TAG de “Funcionário” em um usuário desativo no ERP OMIE, ocorrerá a sincronização do usuário, e ele será criado como um novo membro de equipe. Portanto, para que não ocorra essa sincronização, não adicione TAG para um usuário inativo na OMIE.
3. Se o usuário já estiver cadastrado na VExpenses e for ser adicionado na OMIE, certifique-se de utilizar o mesmo e-mail em ambos os sistemas. Isso evita a criação de um novo cadastro duplicado na VExpenses.
Além disso, após a sincronização, se o usuário tiver o mesmo e-mail cadastrado tanto no VExpenses quanto na OMIE, o nome será atualizado na VExpenses conforme o que estiver registrado na OMIE. Portanto, certifique-se que o nome do usuário está cadastrado corretamente na OMIE.
COMO CONFIGURAR A INTEGRAÇÃO?
1. Após receber nosso email com as chaves de integração, o administrador da plataforma deve acessar o site da VExpenses. Vá em "Configurações" e selecione a opção "Integrações".
2. Busque a opção OMIE e selecione "Configurar".
3. Informe o App Key e App Secret, enviados por email pela VExpenses após a contratação. Clique em "Salvar".
4. Após inserir as chaves de acesso, preencha o campo "Conta Corrente".
As opções disponíveis são aquelas já cadastradas no seu sistema OMIE. Esse preenchimento garante que os lançamentos em "Contas a Pagar" sejam feitos automaticamente com essa conta corrente.
Caso necessário, os dados poderão ser ajustados individualmente, diretamente no OMIE. Após o preenchimento, clique em "Salvar".
5. Agora, é necessário “Vincular tipos de despesas”. Selecione a categoria em que
cada tipo de despesa será lançada no Omie e clique em “Salvar”.
Caso o tipo de despesa não seja vinculado, relatórios que possuem
esse tipo de despesa não serão enviados para a OMIE após a
aprovação na VExpenses.
6. Sincronize os usuários cadastrados na OMIE para que seus eles sejam automaticamente criados na VExpenses. Em seguida, clique em "Sincronizar usuários e concluir".
Os seus usuários da conta Omie devem aparecer nesta tela de resultados todos com
a cor verde.
Os usuários precisam estar sincronizados entre os sistemas para que
a integração de seus relatórios possa acontecer!
Caso algum usuário não seja importado para a VExpenses, ou se
algum desses e-mails aparecer em vermelho, verifique se os
pré-requisitos estão cumpridos.
Volte para a tela de membros da equipe. Os usuários que ainda não estavam cadastrados na VExpenses já terão sido criados automaticamente! Para acessarem a plataforma, eles receberão um e-mail com o link para confirmar a conta e definir uma senha.
Agora é só clicar em cada um deles para ajustar as configurações, como tipo de usuário, centros de custo, fluxo de aprovação, entre outros.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do email: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!