A sua empresa utiliza Cartão VExpenses, mas você possui dúvidas se é possível realizar alterações nas despesas realizadas com o Cartão?

Nesse artigo vamos te explicar detalhadamente sobre esse assunto!

Sumário

1. Como é gerada uma despesa de Cartão VExpenses 

2. Alterações de valores nas transações 

3. Como o gestor pode verificar o valor original da transação vs valor reduzido?

COMO É GERADA UMA DESPESA DE CARTÃO VEXPENSES

Após uma transação ser realizada com o Cartão VExpenses, automaticamente é criada uma despesa na aba de "Despesas" da conta onde o cartão está vinculado. Essa despesa é gerada com alguns campos já preenchidos, sendo eles:

• Descrição (Nome do estabelecimento)
• Valor (Valor total que foi transacionado no cartão)
• Data (Data em que a compra foi efetuada)
• Forma de Pagamento "Cartão VExpenses" (Que indica que aquele foi um gasto pago com o cartão)

Para finalizar a prestação de contas, o usuário apenas precisará preencher as informações de: Comprovante (caso necessário), Tipo de Despesa, Centro de Custo, Relatório e Projeto (caso necessário).

ALTERAÇÕES DE VALORES NAS DESPESAS

Atualmente, apenas é possível editar o valor dessas despesas geradas com o cartão para valores menores que o realizado. Existem dois casos em que essa alteração é indicada:

1. Usuário realizou o gasto excedendo o valor da política da empresa 

Exemplo: 

• O colaborador realizou uma compra de $150,00 em um restaurante com o Cartão. É gerada uma despesa de $150,00 na plataforma.
• A política de despesa da empresa, apenas permite no máximo $140,00, por dia, para despesas em restaurantes/almoços, dessa forma, o usuário não irá conseguir enviar essa despesa para aprovação, pois será barrado pela política de despesa cadastrada.
• O usuário poderá abaixar o valor da despesa para $140,00, para se encaixar na regra da política de despesa da empresa. Dessa forma, ficará devendo $10,00 para empresa, pois gastou $10,00 a mais que o esperado, que será lançado na Conta Corrente do usuário. 

2. Casos em que o estabelecimento realiza um estorno parcial da transação

Exemplo:

• O colaborador realiza um gasto de $50,00 em um estabelecimento. É gerada uma despesa de $50,00 na plataforma.
• Por algum motivo, o estabelecimento realiza um estorno parcial dessa transação, devolvendo 50% do valor para o cartão do colaborador. Essa despesa então passa a ter um valor de $25,00, e o valor estornado é devolvido para o cartão.
• Assim, o colaborador pode reduzir o valor dessa despesa para $25,00, uma vez que o estabelecimento já enviou de volta o restante do saldo para o cartão. 

COMO O GESTOR PODE VERIFICAR O VALOR ORIGINAL DA TRANSAÇÃO VS VALOR REDUZIDO?

O gestor de contas pode gerar um relatório das transações de todos os cartões da empresa através da plataforma. Para tirar esse relatório, basta seguir o passo a passo:

1. Clique na aba "Gestão" e selecione o relatório Cartão VExpenses

2. Escolha o nome do usuário e  uma data inicial e final. Preencha os demais filtros e clique em "Gerar Excel". 

Ao baixar esse relatório, o gestor de contas pode acompanhar as transações realizadas por cada um dos usuários. Além disso, existem três colunas importantes nesse relatório:

• O valor final da transação (Após edição do usuário)
• Diferença valor despesa x final (Mostrando a diferença entre o valor gasto e valor após redução)
• Valor lançado na Conta Corrente (Será lançado para o colaborador um valor negativo referente a quanto ele está devendo para empresa)

Obs: O valor lançado na conta corrente é uma forma da empresa acompanhar o valor que o colaborador ultrapassou da política e está devendo para a empresa. 

Caso precise de Suporte sobre o uso da plataforma, entre em contato com nosso time de Suporte via email: suporte@vexpenses.com para que possamos te ajudar!