A sua empresa utiliza Cartão VExpenses, mas você possui dúvidas se é possível realizar alterações nas despesas realizadas com o Cartão?
Nesse artigo vamos te explicar detalhadamente sobre esse assunto!
Sumário
1. Como é gerada uma despesa de Cartão VExpenses
2. Alterações de valores nas transações
3. Como o gestor pode verificar o valor original da transação vs valor reduzido?
COMO É GERADA UMA DESPESA DE CARTÃO VEXPENSES?
Assim que a compra é aprovada na maquininha ou online, uma despesa é criada instantaneamente na aba “Despesas” do usuário portador, com os seguintes campos pré-preenchidos:
Essa despesa é gerada com alguns campos já preenchidos, sendo eles:
- Descrição (Nome do estabelecimento)
- Valor (Valor total que foi transacionado no cartão)
- Data (Data em que a compra foi efetuada)
- Forma de Pagamento "Cartão VExpenses" (Que indica que aquele foi um gasto pago com o cartão)
⚠️ Importante: Não é possível definir um limite de valor por
transação no cartão VExpenses, somente para prestação de contas
diária. Portanto, o uso do saldo total disponível no cartão é
permitido, mas a prestação de contas só pode ser efetivada conforme
o limite diário da política de despesa do usuário.Para finalizar a prestação de contas, o usuário apenas precisará preencher as informações de: Comprovante (caso necessário), Tipo de Despesa, Centro de Custo, Relatório e Projeto (caso necessário).
REGRAS PARA ALTERAÇÃO DE VALORES
O sistema só permite a edição do valor para um montante menor do que o transacionado originalmente. Existem dois cenários em que essa alteração é indicada:
1. Gasto acima do limite da política de despesas da empresa.
- Exemplo: O colaborador gasta R$ 150,00 em um almoço, mas o limite diário da empresa para refeições é de R$ 140,00. É gerada uma despesa de $150,00 na plataforma. O sistema não permitirá o envio da despesa para aprovação, pois está fora da política de despesa cadastrada.
- Solução: O usuário deverá editar o valor da despesa no app para R$ 140,00 para se encaixar na regra da política de despesa da empresa. Dessa forma, ficará devendo $10,00 para empresa, pois gastou $10,00 a mais que o esperado, que será lançado na Conta Corrente do usuário.
2. Estorno parcial por parte do estabelecimento
- Exemplo: O colaborador realiza um gasto de $50,00 em um estabelecimento, mas por algum motivo, o estabelecimento realiza um estorno parcial dessa transação, devolvendo 50% do valor para o cartão do colaborador. Essa despesa então passa a ter um valor de $25,00, e o valor estornado é devolvido para o cartão.
- Solução: O colaborador deve reduzir o valor dessa despesa para $25,00, uma vez que o estabelecimento já enviou de volta o restante do saldo para o cartão.
O estabelecimento tem o prazo de até 30 dias para capturar o valor
da transação, seja para estorno parcial ou total.COMO O GESTOR PODE VERIFICAR O VALOR ORIGINAL DA TRANSAÇÃO VS VALOR REDUZIDO?
Para garantir que nenhum ajuste passe despercebido, o Gestor de contas pode extrair um relatório das transações de todos os cartões da empresa através da plataforma, seguindo as orientações a seguir:
1. Clique na aba "Gestão" e selecione o relatório Cartão VExpenses
2. Escolha o nome do usuário e uma data inicial e final. Preencha os demais filtros e clique em "Gerar Excel".
Ao baixar esse relatório, o gestor de contas pode acompanhar as transações realizadas por cada um dos usuários. Além disso, existem três colunas importantes nesse relatório:
- O valor final da transação (Após edição do usuário)
- Diferença valor despesa x final (Mostrando a diferença entre o valor gasto e valor após redução)
- Valor lançado na Conta Corrente (Será lançado para o colaborador um valor negativo referente a quanto ele está devendo para empresa)
Obs: O valor lançado na conta corrente é uma forma da empresa acompanhar o valor que o colaborador ultrapassou da política e está devendo para a empresa.
Em caso de dúvidas, fale com nosso time de Suporte pelo WhatsApp, no número (11) 5196-9240, ou pelo e-mail suporte@vexpenses.com. Nosso atendimento acontece em horário comercial, das 9h às 18h.