As aprovações têm como função permitir que pessoas dentro da empresa verifiquem as despesas dos funcionários e decidam se os gastos devem ser aprovados ou reprovados.
Caso você tenha dúvidas sobre como definir um fluxo ou alçada de aprovações para sua empresa, consulte nosso artigo: Alçada de aprovação: o que é e como torná-la eficiente.
É importante destacar alguns pontos:
1) Não é possível enviar para aprovação Despesas Avulsas, sendo necessário que as mesmas estejam inseridas em um Relatório. Caso não saiba como criar um Relatório, consulte este artigo.
2) Para que um usuário se torne um aprovador, ele deverá ser cadastrado em um Fluxo de Aprovação.A configuração é realizada da seguinte maneira: Configurações ► Fluxos de aprovação ► Editar ► Adicionar o usuário que deseja em sua respectiva etapa de aprovação ► Finalizar.
3) Para que um Membro de Equipe possa enviar relatórios para esse mesmo aprovador ele deverá estar vinculado ao Fluxo de Aprovações.
Para vincular um Membro de Equipe a um Centro de Custos: Configurações ► Fluxos de Aprovação ► Membros vinculados ► Digite o nome do colaborador que deseja vincular em "Buscar membros" ► Salvar
4) Você pode aprovar/reprovar relatórios pela plataforma WEB ou pelo aplicativo móvel (iOS e Android). Como for mais conveniente para você!
5) Dentro de um mesmo relatório podem haver despesas reprovadas e aprovadas. Entretanto, caso uma despesa contida no relatório tenha seu status "Reprovado", o relatório também constará com o mesmo status.
6) Se um relatório é reprovado, ele volta automaticamente ao usuário criador, mesmo se o Fluxo de Aprovação conte com mais de um aprovador. Ou seja, se um relatório é reprovado, o mesmo não passará pelas outras etapas do fluxo.
7) Quando o relatório reprovado volta ao usuário criador, ele conseguirá identificar quais foram as despesas aprovadas ou reprovadas. O usuário não precisará fazer todos os lançamentos novamente, ele pode reabrir o relatório e apenas editá-lo para fazer as adequações necessárias.
Para saber como realizar uma aprovação na prática, acesse os links abaixo:
- Como fazer aprovações no iPhone (iOS)
- Como fazer aprovações no Android.
- Como fazer aprovações no Navegador de Internet.
Caso ainda tenha dúvidas sobre como tornar ideal o processo de prestação de contas e reembolso da sua empresa, consulte nosso artigo: Passo a passo: Como montar um fluxo de processo de reembolso eficaz.