Este artigo consolida as principais perguntas de administradores e gestores sobre o funcionamento das alçadas de aprovação. O objetivo é esclarecer a lógica do sistema e garantir que o processo de prestação de contas não fique travado.
As aprovações têm como função permitir que pessoas dentro da empresa verifiquem as despesas dos funcionários e decidam se os gastos devem ser aprovados ou reprovados.
Na VExpenses temos duas modalidades de aprovação:
Caso você tenha dúvidas sobre como definir um fluxo ou alçada de aprovações para sua empresa, consulte nosso artigo: Alçada de aprovação: o que é e como torná-la eficiente.
SOBRE O ENVIO E CONFIGURAÇÃO
1. É possível enviar despesas avulsas (fora de um relatório) para aprovação? Não. O sistema trabalha com o conceito de "lote". Para que o aprovador receba os gastos, as despesas devem estar obrigatoriamente inseridas dentro de um Relatório. As despesas avulsas são apenas rascunhos aguardando organização.
2. Como um usuário se torna um aprovador? Para ter o poder de validar gastos, o usuário precisa ser inserido em um fluxo por um Administrador.
O caminho é: Configurações > Fluxos de Aprovação > Editar > Adicionar o usuário na etapa desejada > Finalizar.
3. O que é necessário para um colaborador conseguir enviar relatórios? O colaborador precisa estar "enxergando" um caminho de saída. Isso acontece de duas formas:
O usuário está vinculado diretamente a um fluxo (Vínculo por Membro).
O usuário selecionou um centro de custo que faz parte de um fluxo (Vínculo por Centro de Custo).
SOBRE A OPERAÇÃO (DIA A DIA)
4. As aprovações podem ser feitas apenas pelo computador? De forma alguma! Você tem total mobilidade. As aprovações e reprovações podem ser feitas tanto pela Plataforma Web quanto pelo Aplicativo Mobile, garantindo agilidade mesmo fora do escritório.
5. Posso reprovar apenas algumas despesas de um relatório? Sim, mas com atenção ao status final. Você pode marcar despesas específicas como "Reprovadas" e outras como "Aprovadas" dentro do mesmo relatório. No entanto, se houver pelo menos uma despesa reprovada, o status geral do relatório passará a ser "Reprovado" e ele retornará para o usuário realizar os ajustes.
6. O que acontece exatamente quando um relatório é reprovado? O fluxo é interrompido imediatamente.
O relatório volta para o usuário criador (mesmo que houvesse outros aprovadores na sequência).
O usuário consegue ver exatamente quais itens foram rejeitados e o motivo (se o aprovador escreveu uma justificativa).
A boa notícia: O colaborador não precisa refazer tudo. Ele pode reabrir o relatório, editar apenas o que foi solicitado e enviar novamente.
💡 Dica de Ouro: Sempre oriente seus aprovadores a deixarem um comentário ao reprovar uma despesa. Isso evita idas e vindas desnecessárias e educa o colaborador sobre as políticas da empresa.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso Suporte através do e-mail: suporte@vexpenses.com, ou através de nosso chat online, localizado no canto direito de sua tela!