Ações rápidas: Aprovações ► Solicitações de viagens ► Selecione a viagem ► Aprove ou reprove os selecionados ► Enviar.
Neste artigo, você aprenderá como aprovar ou reprovar viagens enviadas pelos usuários!
Para aprovar uma solicitação é necessário que você esteja cadastrado como um usuário aprovador de viagens. Assim, faça login na VExpenses pelo seu navegador e siga o passo a passo abaixo!
COMO APROVAR OU REPROVAR UM RELATÓRIO DE VIAGENS
1. No menu lateral à esquerda, clique em “Aprovações” > “Solicitações de Viagens”. Caso, você seja aprovador apenas de Solicitação de Viagens, basta clicar em "Aprovações" que já será direcionado.
2. O aprovador consegue visualizar as reservas dos colaboradores que fazem parte dos grupos em que ele está cadastrado como aprovador de viagens. Para conferir as reservas pendentes de aprovação, basta clicar em “Aguardando aprovação”.
Além disso, você pode visualizar as reservas que já aprovou em "Aprovadas", as que foram reprovadas clicando em "Reprovadas" e as reservas que tiveram aprovações parciais em "Parcialmente aprovadas".
Aprovações parciais ocorrem quando o aprovador aceita apenas parte
de uma solicitação de viagem.
Por exemplo: o usuário envia uma solicitação que inclui hospedagem
e aéreo juntos, mas o Aprovador aprova apenas a hospedagem.
Nesse caso, a solicitação do aéreo permanece pendente ou é
reprovada.
3. As solicitações podem ser aprovadas/reprovadas de forma individual ou em massa. Para fazer a aprovação ou reprovação em massa, selecione as solicitações desejadas e clique em “Aprovar selecionados” ou “Reprovar selecionados”, conforme desejado.
No entanto, se uma viagem tiver mais de uma reserva e alguma delas já tiver sido analisada, a aprovação em massa não será possível. Nesse caso, o botão de seleção ficará desabilitado.
4. Ao clicar em “Aprovar selecionados” você pode realizar a revisão das solicitações que está aprovando. Todas as viagens selecionadas na tela anterior são listadas com as reservas que serão emitidas.
Ao clicar em “Aprovar e Emitir” o sistema irá iniciar o processo de aprovar e emitir todas as solicitações de reservas. O processamento pode ser acompanhado pela barra de progresso individual de cada reserva.
Após as reservas serem emitidas com sucesso, uma barra ficará verde ao lado da reserva e uma mensagem de sucesso será exibida. Caso ocorra da barra ficar vermelha em alguma reserva, basta emitir esta reserva novamente.
5. Caso você queira reprovar, clique em “Reprovar estas reservas” e o sistema irá reprovar e expirar todas as reservas selecionadas.
Na reprovação em massa não é solicitado o preenchimento de justificativa.
Sendo assim, para justificar o motivo de uma reprovação somente para reprovações individuais.
6. Na aprovação ou reprovação individual é possível analisar as reservas. Para ver detalhes de uma viagem específica, clique na viagem, em em seguida "Ver detalhes".
Todas as reservas vinculadas à viagem são exibidas, o aprovador pode selecionar individualmente ou várias e aprovar/reprovar as reservas. Reservas analisadas anteriormente também são listadas para visualização.
Os preços das passagens podem variar durante o processo de reserva,
devido aos ajustes das Companhias aéreas.
Embora o assento possa ser reservado, o preço só é confirmado no
momento da emissão. Por isso, a aprovação da viagem deve ser feita
o mais breve possível, visto que os valores podem mudar a qualquer
momento!