O armazenamento digital de documentos é reconhecido por lei desde 2019, mas apenas com um decreto do ano seguinte ocorreu a regulamentação dos procedimentos para esta digitalização.
Tal mudança trouxe modernidade para o mercado brasileiro e também deixou o país mais digitalizado e dinâmico.
Caso queira visualizar na íntegra a legislação que comentamos anteriormente, segue os links:
Mas, afinal, podemos apenas digitalizar os documentos para que tenham validade?
De acordo com o art. 4º do supracitado decreto, é necessário que o documento digitalizado atenda às seguintes exigências:
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Além disso, para cada documento existem requisitos técnicos específicos para o armazenamento. Trazemos aqui, por exemplo, o armazenamento de notas fiscais que se dá pelas regras previstas no Ato Declaratório Interpretativo Nº 4 de 09 de Outubro de 2019 que diz:
Art. 1º Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente para fins do disposto no parágrafo único do art. 195 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 - Código Tributário Nacional (CTN).
- 1º O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e pelo art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
- 2º Os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica.
- 3º Os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.
Podemos simplesmente descartar os documentos quando digitalizados?
A resposta é DEPENDE. Como dito no decreto, os documentos após serem digitalizados poderão ser descartados, com ressalvados aqueles que detém valor histórico e precisam ser analisados de acordo com sua legislação específica. Mas e os outros documentos?
Então, primeiramente é necessário falar da Lei Geral de Proteção de Dados e o que ela diz sobre o descarte.
A LGPD, garante ao possuidor de dados a sua anuência quanto ao que e para que seus dados serão utilizados, então, para que exista o descarte destes documentos, é necessário que o descarte seja documentado e comunicado ao titular dos dados.
Além disso, para esse descarte em acordo com a LGPD, é preciso que a transparência requisitada pela Lei também seja respeitada e que o titular tenha acesso a essa informação
Assim, as entidades que desejam digitalizar, armazenar e descartar seus documentos necessitam se adequar às leis especificar que regem cada um dos documentos. Além disso, é necessário que este descarte, por contar com diversos dados pessoais, sensíveis ou não, atenda as normas e diretrizes da LGPD.