Se sua empresa utiliza o módulo de combustível para os colaboradores, é preciso configurar a política de gastos com combustível.
Essa configuração deve ser feita por um usuário administrador da plataforma. Confira o passo a passo completo neste artigo!
1️⃣ Abra a página inicial da VExpenses em seu navegador. Clique na aba "Configurações", "Políticas", e em seguida, clique em "Políticas de combustível".
2️⃣ Valor máximo para despesas:
Para definir os valores máximos permitidos para despesas de combustível na plataforma, ative a opção "Valor máximo para despesas" clicando no botão indicado até que ele fique azul.
Ao ativar essa opção, defina o valor máximo permitido e escolha se a validação será feita diária, semanal ou mensalmente.
⚠️ Ao escolher a opção "Semanal", o sistema considerará a semana de
domingo a sábado.
3️⃣ Bloqueio do Cartão:
Com o Cartão VExpenses, é possível configurar o bloqueio do cartão caso as informações da despesa de combustível não sejam preenchidas, garantindo um controle maior e incentivando o preenchimento frequente das informações!
Para definir a regra de bloqueio, basta ativar a opção clicando no botão indicado, para que fique em azul.
Após, escolha entre as opções:
- Bloquear imediatamente: o cartão será bloqueado assim que for identificada a primeira despesa de combustível sem preenchimento das informações obrigatórias.
O desbloqueio acontece automaticamente quando o usuário preencher e salvar os dados da despesa.
- Permitir mais despesas: defina quantas despesas feitas no cartão e identificadas como combustível, podem ficar sem o preenchimento das informações obrigatórios, antes de o cartão ser bloqueado.
Após o usuário preencher as despesas e voltar para o limite de despesas permitida sem o preenchimento, o cartão é desbloqueado automaticamente.
⚠️ Atenção: O bloqueio do cartão impede todas as transações,
não apenas as despesas de combustível.
4️⃣ Campos obrigatórios:
Defina os campos obrigatórios para o preenchimento da despesa de combustível. Alguns campos já são obrigatórios ao lançar uma despesa de combustível na plataforma, como quantidade de litros, valor do litro e tipo de combustível.
Caso seja necessário exigir mais informações no preenchimento, basta ativar a opção “Campos obrigatórios”.
Após ativar essa opção, selecione os campos que deseja tornar obrigatórios.
- Cupom fiscal: o colaborador deverá inserir um comprovante de abastecimento na despesa.
- Placa: o colaborador deverá selecionar um veículo no preenchimento da despesa. Caso o colaborador não possua um veículo cadastrado para seleção, o campo “Placa” não será obrigatório, mesmo com essa opção selecionada.
- Tipo de veículo: o colaborador deverá selecionar o tipo de veículo dentre as opções abaixo. Caso ele tenha escolhido algum veículo na opção de “Placa”, esse campo é preenchido automaticamente.
- Odômetro: o colaborador deverá inserir a foto do odômetro no preenchimento da despesa de combustível.
- Quilometragem: o colaborador deverá inserir a quilometragem do carro no preenchimento da despesa de combustível.
Após definir as configurações da política de combustível, clique em "Salvar"!