Após reservar o hotel e/ou a passagem aérea e obter a aprovação do aprovador de viagens da sua empresa, essas reservas serão emitidas e, após serão criadas automaticamente como despesas na plataforma. Isso facilita o controle e o envio das suas prestações de contas.

Quer saber como finalizar esse processo? Vamos ao passo a passo!

Sumário

1- PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELA WEB

2- PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELO APLICATIVO

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELA WEB

1️⃣ Localize a despesa gerada

Assim que sua reserva for aprovada e emitida, uma despesa avulsa é criada automaticamente para você na aba "Despesas". Não é necessário criar a despesa manualmente!

Para reservas de hotel, a despesa será gerada com a data do check-in. Portanto, filtre suas despesas a partir dessa data. 

• Para reservas feitas com o cartão VExpenses Viagens, a emissão é realizada após a confirmação do pagamento. O hotel pode levar até 10 dias após o checkout para processar a reserva. Portanto, se a despesa automática para prestação de contas ainda não tiver sido criada, aguarde esse prazo.

Para reservas de passagens aéreas, a despesa será gerada com a data de solicitação da reserva. Filtre suas despesas a partir dessa data.

• Para reservas feitas com o cartão VExpenses Viagens, a emissão é realizada após a confirmação do pagamento.

2️⃣ Confira os dados da despesa

Clique na despesa e depois em "Editar". Algumas informações já virão com alguns campos preenchidas automaticamente.

• Descrição: Nome do hotel ou rota do voo.
• Moeda: Definida conforme a reserva.
• Valor: Total da reserva (incluindo tarifas das companhias e dos hotéis).
• Tipo: tipo de despesa, sendo, "Aéreo VExpenses" para passagens e "Hotel VExpenses" para hospedagens.
• Data da despesa: Check-in do hotel ou data de pagamento do aéreo.
• Reembolsável: Indica se a despesa é ou não reembolsável.

• Comprovante: Voucher do voo ou nota de débito do hotel, inserida automaticamente após a emissão das reservas.

  A VExpenses não emite nota fiscal 'NF' de hospedagem, mas sim disponibiliza uma nota
  de débito anexada na despesa criada.

• Forma de pagamento: Preenchido automaticamente de acordo com a forma de pagamento cadastrada na empresa.
• Centro de custo: preenchido no momento de realizar a reserva.
• Projeto: caso tenha sido preenchido no momento de realizar a reserva.

Os campos Centro de Custo e Projeto são editáveis antes do envio
para aprovação. 

3️⃣ Crie um relatório para enviar a prestação de contas

Após conferir os dados da despesa com os campos necessários clique em "Avançar".

Será necessário inserir essa despesa em um relatório para seguir com a prestação de contas. Caso você não tenha um relatório em aberto clique em "Adicionar relatório".

Após definir o nome para o seu relatório, e o centro de custos clique em "Salvar".

4️⃣ Insira a despesa no relatório

A tela será atualizada para que você selecione a despesa no relatório recém-criado. Em seguida, clique em "Salvar".

Se tiver outras reservas vinculadas a essa viagem, basta seguir o mesmo passo a passo. No exemplo acima, utilizamos uma reserva de aéreo, mas você também pode adicionar uma reserva de hotel ao mesmo relatório para a prestação de contas.

Para isso, repita o processo e filtre pela data de check-in da reserva de hotel. Já para reservas de aéreo, o filtro deve ser feito pela data de solicitação e emissão da reserva.

Em seguida, clique na reserva, preencha os campos pendentes e selecione o relatório criado.

5️⃣ Envie o relatório para aprovação

Após inserir todas as despesas no relatório, você pode envia-lo para o seu aprovador! Acesse "Relatórios" > "Abertos". Clique nos três pontinhos ao lado do relatório e selecione "Enviar para aprovação".

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELO APLICATIVO

1️⃣ Localize a despesa gerada

Assim que a reserva é aprovada e emitida pelo aprovador de viagens da empresa, é criada uma "Despesa avulsa" para cada reserva separadamente.

Acesse a tela principal do app ou o menu (três barrinhas), ao lado do botão "+" para visualizá-la.

2️⃣ Confira os dados da despesa

Os campos preenchidos automaticamente são os mesmos descritos da versão web neste artigo, sendo:

• Descrição: Nome do hotel ou rota do voo.
• Moeda: Definida conforme a reserva.
• Valor: Total da reserva (incluindo tarifas das companhias e dos hotéis).
• Tipo: tipo de despesa, sendo, "Aéreo VExpenses" para passagens e "Hotel VExpenses" para hospedagens.
• Data da despesa: Check-in do hotel ou data de pagamento do aéreo.
• Reembolsável: Indica se a despesa é ou não reembolsável.
• Comprovante: Voucher do voo ou nota de débito do hotel.
• Forma de pagamento: Preenchido automaticamente de acordo com a forma de pagamento cadastrada na empresa.
• Centro de custo: preenchido no momento de realizar a reserva.
• Projeto: caso tenha sido preenchido no momento de realizar a reserva.

Os campos Centro de Custo e Projeto são editáveis antes do envio
para aprovação.

3️⃣ Crie ou selecione um relatório

Após clicar no campo "Relatório" na despesa, escolha um relatório em aberto ou crie um novo. Insira a descrição (nome desse relatório) e o centro de custos, depois clique em "Salvar".

4️⃣ Adicione mais despesas ao relatório

Se houver outras despesas de viagem, repita o processo e adicione todas ao mesmo relatório.

5️⃣ Envie o relatório para aprovação

No menu principal, selecione "Relatórios pendentes". Em seguida, clique em "Enviar relatório". Pronto! Agora, a prestação de contas de sua viagem está completa!