Após reservar seu hotel ou passagem aérea e obter a aprovação do aprovador de viagens da sua empresa, essas reservas são criadas automaticamente como despesas na plataforma. Isso facilita o controle e envio da suas prestações de contas.

Quer saber como finalizar esse processo? Vamos ao passo a passo!

Sumário

1- PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELA WEB

2- PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELO APLICATIVO

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELA WEB

1️⃣ Localize a despesa gerada

Assim que sua reserva for aprovada e emitida, uma despesa avulsa é criada automaticamente na aba "Despesas".

Para reservas de hotel, a despesa será gerada com a data do check-in. Portanto, filtre suas despesas a partir dessa data.

Para reservas de passagens aéreas, a despesa será gerada com a data de solicitação da reserva. Filtre suas despesas a partir dessa data.

2️⃣ Confira os dados da despesa

Algumas informações já virão com alguns campos preenchidas automaticamente:

• Descrição: Nome do hotel ou rota do voo.
• Moeda: Definida conforme a reserva.
• Valor: Total da reserva (incluindo tarifas das companhias e dos hotéis).
• Tipo: tipo de despesa, sendo, "Aéreo VExpenses" para passagens e "Hotel VExpenses" para hospedagens.
• Data da despesa: Check-in do hotel ou data de pagamento do aéreo.
• Reembolsável: Indica se a despesa é ou não reembolsável.
• Comprovante: Voucher do voo ou nota de débito do hotel.
• Forma de pagamento: Caso sua empresa utilize o Cartão Viagens, esse campo será preenchido automaticamente.

3️⃣ Edite os campos faltantes

Clique na despesa e depois em "Editar". Preencha os campos pendentes (Centro de custos, Forma de pagamento e Projeto, se aplicável).

4️⃣ Crie um relatório para enviar a prestação de contas

Após editar a despesa com os campos necessários clique em "Avançar".

Será necessário inserir essa despesa em um relatório para seguir com a prestação de contas. Caso você não tenha um relatório em aberto clique em "Adicionar relatório".

Após definir o nome para o seu relatório, e o centro de custos clique em "Salvar".

5️⃣ Insira a despesa no relatório

A tela será atualizada para que você selecione a despesa no relatório recém-criado. Em seguida, clique em "Salvar".

Se tiver outras reservas vinculadas a essa viagem, basta seguir o mesmo passo a passo. No exemplo acima, utilizamos uma reserva de aéreo, mas você também pode adicionar uma reserva de hotel ao mesmo relatório para a prestação de contas.

Para isso, repita o processo e filtre pela data de check-in da reserva de hotel. Já para reservas de aéreo, o filtro deve ser feito pela data de solicitação e emissão da reserva.

Em seguida, clique na reserva, preencha os campos pendentes e selecione o relatório criado.

6️⃣ Envie o relatório para aprovação

Após inserir todas as despesas no relatório, você pode envia-lo para o seu aprovador! Acesse "Relatórios" > "Abertos". Clique nos três pontinhos ao lado do relatório e selecione "Enviar para aprovação".

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS PELO APLICATIVO

1️⃣ Localize a despesa gerada

Assim que a reserva é aprovada e emitida pelo aprovador de viagens da empresa, é criada uma "Despesa avulsa" para cada reserva separadamente.

Acesse a tela principal do app ou o menu (três barrinhas), ao lado do botão "+" para visualizá-la.

2️⃣ Confira os dados da despesa

Os campos preenchidos automaticamente são os mesmos descritos da versão web neste artigo, sendo:

• Descrição: Nome do hotel ou rota do voo.
• Moeda: Definida conforme a reserva.
• Valor: Total da reserva (incluindo tarifas das companhias e dos hotéis).
• Tipo: tipo de despesa, sendo, "Aéreo VExpenses" para passagens e "Hotel VExpenses" para hospedagens.
• Data da despesa: Check-in do hotel ou data de pagamento do aéreo.
• Reembolsável: Indica se a despesa é ou não reembolsável.
• Comprovante: Voucher do voo ou nota de débito do hotel.
• Forma de pagamento: Caso sua empresa utilize o Cartão Viagens, esse campo será preenchido automaticamente.

3️⃣ Edite e finalize a despesa

Clique na despesa e depois em "Editar". Preencha os campos pendentes (Centro de custos, Forma de pagamento e Projeto, se aplicável). Feito, clique em "Relatório" para vincular a despesa.

4️⃣ Crie ou selecione um relatório

Após clicar no campo "Relatório" na despesa, escolha um relatório em aberto ou crie um novo. Insira a descrição (nome desse relatório) e o centro de custos, depois clique em "Salvar".

5️⃣ Adicione mais despesas ao relatório

Se houver outras despesas de viagem, repita o processo e adicione todas ao mesmo relatório.

6️⃣ Envie o relatório para aprovação

No menu principal, selecione "Relatórios pendentes". Em seguida, clique em "Enviar relatório". Pronto! Agora, a prestação de contas de sua viagem está completa!