Como podemos ajudar?

Este artigo é direcionado para usuários com perfil como Administradores de Viagens e explica a finalidade e os tipos das políticas de despesas na plataforma. O conteúdo resolve a necessidade de entender a organização das regras de viagem e como gerenciar níveis de acesso e permissões de gastos.

1. ENTENDENDO A POLÍTICA DE VIAGENS

A política de viagens estabelece limites de gastos e regras para reservas, garantindo controle financeiro e clareza para o colaborador. Para que a gestão seja eficiente, é fundamental compreender algumas regras de funcionamento e as diferenças entre os modelos disponíveis:

• Perfil Responsável: Apenas usuários administradores de viagens possuem permissão para configurar a Política Padrão e cadastrar novas Políticas Específicas.

• Vínculo Individual: Cada viajante só pode estar vinculado a uma única política por vez.

• Regra Automática: Todos os colaboradores ativos em viagem são automaticamente vinculados à Política Padrão da empresa, a menos que sejam movidos manualmente para uma específica.

• Alteração de Usuários: Caso precise trocar um viajante de uma política para outra, o Gestor de Viagens deve acessar a política desejada e realizar o novo vínculo.

2. TIPOS DE POLÍTICAS DE VIAGENS

Sua empresa pode trabalhar com dois níveis de controle:

• Política Padrão da Empresa: É a regra geral da organização. Ela serve como base para todos os funcionários e garante que a empresa tenha um controle mínimo aplicado a todos.

  🔗 Saiba como configurar a Política Padrão - Passo a passo

• Políticas Específicas: São regras personalizadas para grupos que possuem necessidades diferentes (ex: cargos de diretoria ou equipes de vendas externas). Elas permitem definir limites diferenciados de acordo com o perfil do viajante.

  🔗 Saiba como cadastrar uma Política Específica - Passo a passo

Atenção: Um viajante poderá fazer reservas fora da política, sendo ela padrão ou
específica, desde que justifique a solicitação.

3. REGRAS E FUNCIONALIDADES DISPONÍVEIS

Dentro da política padrão, você pode personalizar os seguintes controles:

• Cancelamento de Hotel: Por padrão, a regra "Reserva de hotel sem cancelamento gratuito" vem ativada. Desative o ícone se desejar permitir que viajantes façam reservas sem essa restrição.

• Valor Máximo de Diária: É possível definir o valor máximo por diária de hospedagem, você pode:

◦ Manter desativado;

◦ Permitir a reserva acima do valor mediante justificativa;

◦ Bloquear reservas que ultrapassem o valor fixado.

• Dias de Antecedência (Hotel, Aéreo e Ônibus): Define com quantos dias de antecedência o colaborador deve solicitar uma viagem.

  Exemplo: Se a política exige 10 dias e hoje é 12/11, o sistema permitirá reservas apenas a partir de 22/11.

  

   

• Desvio Permitido (Hotel, Aéreo e Ônibus): Define a variação aceitável de preço em relação à menor tarifa do sistema.

  Exemplo: Se o menor preço é R$ 100,00 e o desvio é 10%, o sistema aceita reservas de até R$ 110,00.
   

  

• Aprovação automática (Ônibus): Quando ativada, permite que reservas de ônibus dentro da política de viagem sejam aprovadas automaticamente, enquanto as fora da política exigem aprovação manual.

Em caso de dúvidas, fale com nosso time de Suporte pelo WhatsApp, no número (11) 5196-9240, ou para suporte viagens no e-mail suporte.viagens@vexpenses.com!