Este artigo é direcionado para usuários com perfil como Administradores de Viagens e explica a finalidade e os tipos das políticas de despesas na plataforma. O conteúdo resolve a necessidade de entender a organização das regras de viagem e como gerenciar níveis de acesso e permissões de gastos.
1. ENTENDENDO A POLÍTICA DE VIAGENS
A política de viagens estabelece limites de gastos e regras para reservas, garantindo controle financeiro e clareza para o colaborador. Para que a gestão seja eficiente, é fundamental compreender algumas regras de funcionamento e as diferenças entre os modelos disponíveis:
Perfil Responsável: Apenas usuários administradores de viagens possuem permissão para configurar a Política Padrão e cadastrar novas Políticas Específicas.
Vínculo Individual: Cada viajante só pode estar vinculado a uma única política por vez.
Regra Automática: Todos os colaboradores ativos em viagem são automaticamente vinculados à Política Padrão da empresa, a menos que sejam movidos manualmente para uma específica.
Alteração de Usuários: Caso precise trocar um viajante de uma política para outra, o Gestor de Viagens deve acessar a política desejada e realizar o novo vínculo.
2. TIPOS DE POLÍTICAS DE VIAGENS
Sua empresa pode trabalhar com dois níveis de controle:
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Política Padrão da Empresa: É a regra geral da organização. Ela serve como base para todos os funcionários e garante que a empresa tenha um controle mínimo aplicado a todos.
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Políticas Específicas: São regras personalizadas para grupos que possuem necessidades diferentes (ex: cargos de diretoria ou equipes de vendas externas). Elas permitem definir limites diferenciados de acordo com o perfil do viajante.
🔗 Saiba como cadastrar uma Política Específica - Passo a passo
Atenção: Um viajante poderá fazer reservas fora da política, sendo ela padrão ou
específica, desde que justifique a solicitação.3. REGRAS E FUNCIONALIDADES DISPONÍVEIS
Dentro da política padrão, você pode personalizar os seguintes controles:
- Cancelamento de Hotel: Por padrão, a regra "Reserva de hotel sem cancelamento gratuito" vem ativada. Desative o ícone se desejar permitir que viajantes façam reservas sem essa restrição.
Valor Máximo de Diária: É possível definir o valor máximo por diária de hospedagem, você pode:
◦ Manter desativado;
◦ Permitir a reserva acima do valor mediante justificativa;
◦ Bloquear reservas que ultrapassem o valor fixado.
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Dias de Antecedência (Hotel e Aéreo): Define com quantos dias de antecedência o colaborador deve solicitar uma viagem.
Exemplo: Se a política exige 10 dias e hoje é 12/11, o sistema permitirá reservas apenas a partir de 22/11.
[Imagem dos campo de preenchimento de dias de antecedência para hotel e aéreo] -
Desvio Permitido (Hotel e Aéreo): Define a variação aceitável de preço em relação à menor tarifa do sistema.
Exemplo: Se o menor preço é R$ 100,00 e o desvio é 10%, o sistema aceita reservas de até R$ 110,00.
[imagem do campo de configuração de porcentagem de desvio permitido]
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