O VExpenses possui integração nativa com o ERP Datasul, de forma que você pode baixar aos relatórios aprovados no VExpenses para importa-las dentro do Datasul.
Neste artigo, falaremos como a integração entre o VExpenses e o Datasul funciona e como realizar as configurações necessárias!
Sumário
1. Como funciona a integração do VExpenses com o Datasul?
2.2 Vínculo de usuários, tipos de despesas e centros de custos
3. Como gerar os arquivos de exportação
4. Como importar lotes dentro do Datasul
COMO FUNCIONA A INTEGRAÇÃO DO VEXPENSES COM O DATASUL?
A comunicação entre os dois sistemas é feita através de exportação e importação de arquivos. De modo que usuários intermediários ou administradores podem entrar na aba de "Gestão" e baixar um lote contendo as despesas aprovadas de determinados períodos.
Esse lote, posteriormente, pode ser alocado dentro do Datasul, para tratamento das despesas dentro do ERP.
Para realizar a integração, é necessário realizar a contratação
diretamente com o time Comercial do VExpenses. Entre em contato
com nosso time através do email: comercial@vexpenses.com
CONFIGURAÇÕES DA INTEGRAÇÃO
Para que a integração possa exercer a comunicação entre os dois sistemas, é necessário realizar sua configuração que deve ser feita diretamente pelo usuário administrador.
Esta etapa consiste em informar ao VExpenses quais são os códigos que o seu sistema Datasul utiliza nos campos de Tipos de Despesas, Centros de Custos, e Usuários para processar os seus dados.
1. Para isso, clique em “Configurações” no menu lateral esquerdo e selecione a opção "Integrações"
2. Ao lado do logo da integração Datasul, clique em "Configurar" para que o painel de configuração seja aberto.
Preenchimento de Dados
Preencha os campos apresentados na tela com os valores utilizados no seu sistema Datasul. Depois de preencher todos os campos, clique em "Salvar" para confirmar as informações inseridas.
Vínculo de usuários, tipos de despesas e centros de custos
Depois de realizar o preenchimento dos dados, é preciso configurar os usuários com os valores de identificação que contém no sistema Datasul.
1. Para isso, basta encontrar o campo "Vincular usuários" e clicar em "Editar" para que a seguinte tela seja aberta:
2. Há três campos que necessitam ser preenchidos com os valores que o funcionário possui no sistema Datasul: ID fornecedor, Código do Estabelecimento e o Código de Unidade Negócio
Após ser feito o preenchimento de dados, de acordo com as informações do Datasul, basta clicar em "Salvar".
3. O mesmo processo precisará ser feito no campo "Vincular tipos de despesa", onde é necessário vincular o "Id tipo de despesa Datasul"
4. E também no campo "Vincular centros de custos", onde é necessário vincular o "ID Centros de Custos no Datasul"
Após realizar as configurações, basta clicar em "Ativar Integração" para que a integração possa começar a funcionar!
COMO GERAR OS ARQUIVOS DE EXPORTAÇÃO
1. Para gerar o arquivo de exportação com todas as despesas que foram registradas no VExpenses, basta ir até o site do VExpenses, selecionar a aba “Gestão”, e, em seguida, clicar em “Integrações: Relatório Datasul”, no menu do canto esquerdo da tela.
2. Será aberto um painel para adição de filtros de data, para que a empresa possa escolher o período específico que deseja puxar.
Além disso, também é possível escolher se o lote irá conter despesas reembolsáveis e não reembolsáveis ou apenas um dos dois tipos.
3. Após a escolha dos filtros, basta selecionar "Gerar Arquivo" e aguardar o carregamento.
O VExpenses também possui um controle das despesas que já foram exportadas (organiza as despesas em lotes), para garantir que elas não sejam colocadas em um novo arquivo de importação, evitando duplicatas.
Você pode visualizar os lotes gerados anteriormente em "Lotes Exportados" ou "Registro de Lotes".
Regras da Integração
- Apenas os relatórios "aprovados" conseguem ser exportados nos lotes
- Relatórios que estão com o status de "pago" no VExpenses não
serão exportados nos lotes - Caso o relatório contenha conversão de moedas, apenas a moeda original
sairá no arquivo de exportação txt.
COMO IMPORTAR OS LOTES DENTRO DO DATASUL
1. Dentro do Datasul é necessário ir até a opção "Importação de Títulos ASC II", onde é possível adicionar o lote tipo txt gerado no VExpenses.
2. Com a mensagem de sucesso, você deve prosseguir indo até a aba de
"Implantação de Títulos".
3. Você pode aprovar e visualizar as informações no painel de "Consulta Fornecedor".
Caso tenha dúvidas ou dificuldades com o uso, entre em contato conosco pelo chat de suporte ou pelo e-mail: suporte@vexpenses.com, teremos o prazer de te ajudar!