Você já utiliza Cartão VExpenses ou Conciliação de Faturas e deseja entender melhor como utilizar seu painel de Saques e Adiantamentos? Este artigo é pra você!
Ao acessar nossa plataforma pelo Website, você verá o painel de “Saques/Adto” onde os usuários podem acompanhar os registros das prestações de contas saques realizados com o cartão. Além disso, os usuários administradores e intermediários também podem visualizar a aba de "Saque/Adto" dos demais colaboradores da empresa, por dentro da aba de "Gestão" > Gestão de Contas Correntes".
Para aprender sobre o funcionamento dessa aba acompanhe nosso artigo!
Sumário:
SIGNIFICADO DOS ÍCONES
- Lançamento de saques - Cor Azul
Sempre que um saque é realizado com o Cartão VExpenses ou com Cartões Corporativos (para empresas que possuem Conciliação Bancária), são gerados registros de saques na aba de saques/adto do colaborador.
O ícone que indica os saques estará lançado na cor azul, com o valor positivo, indicando uma entrada de valor para o funcionário, que, posteriormente, deve indicar com quais itens o dinheiro da empresa foi gasto.
- Diferenças de despesas de Cartão VExpenses ou Conciliações de Cartão Corporativo que foram reduzidas - Cor Azul
Há casos em que o usuário realiza a redução de valor de uma despesa realizada com o Cartão VExpenses. Isso acontece, por exemplo, quando é realizado um gasto pessoal ou indevido no cartão. Saiba mais sobre esse assunto no artigo: Cartão VExpenses | Alterações de valores nas despesa
Já com os cartões corporativos, especificamente para empresas que utilizam conciliação bancária, existem casos em que existem diferenças entre o valor gasto na fatura enviada pelo banco e o valor conciliado pelo usuário no VExpenses. Essa diferença, também fica lançada na aba de "Saques/Adto".
Quando esse tipo de situação ocorre, a diferença do valor realmente gasto no cartão, e o valor da prestação de contas, é lançada na aba de saques/adto. Posteriormente, quando o usuário pagar a empresa a diferença que ocorreu, ela poderá indicar uma devolução através da gestão de conta correntes.
As diferenças também são indicadas na cor azul, com o título "Diferença".
- Prestações de Contas de Saque - Cor Verde
Depois que o colaborador realizou o saque com o cartão, é necessário lançar despesas na plataforma para fazer a prestação de contas dos valores gastos.
Para prestação de contas dos saques feitos com o Cartão VExpenses, o colaborador deve lançar uma despesa dentro da aba de "Despesas" com a forma de pagamento "Saque VExpenses".
Já para a prestação de contas de saques feitos com Cartão Corporativo, a empresa pode utilizar outras formas de pagamento para prestação de contas de saques, como "Dinheiro", ou até mesmo "Saque".
Após a aprovação dessas despesas, será criado um registro na aba de "Saque/Adto" registros na cor verde, indicando que o colaborador prestou contas do valor sacado. Além disso, o valor sacado será abatido do valor devedor do colaborador.
Esse registro é criado com o sinal negativo, para debitar do valor que o colaborador adquiriu anteriormente via saque (positivo).
- Devoluções - Cor Cinza
As devoluções são registros que os administradores ou usuários intermediários podem adicionar na gestão de conta corrente dos usuários.
Através das devoluções é possível registrar devoluções do colaborador para a empresa, ou da empresa para o colaborador, bem como zerar pendências da aba de saques/adto.
- Débitos de Relatórios Aprovados que foram Reprovados Posteriormente - Vermelho
Se a prestação de contas de saque foi aprovada, mas a empresa acabou realizando a aprovação por engano, o VExpenses disponibiliza a opção de reprovação de relatórios já aprovados.
Com a reprovação realizada, o débito de prestação de contas de saque voltará para a aba de saques/adto do colaborador, indicando que ainda não existem despesas aprovadas comprovando com quais itens ele gastou o valor sacado.
Será gerado um lançamento na cor vermelha, com nome "Estorno Relatório Reprovado" que devolverá o valor como um débito de prestação de contas do usuário.
Esse valor entrará positivo, assim como os saques, pois indica um valor que ainda está com o usuário e precisa ter a pendência de prestação de contas finalizada.
GESTÃO DE CONTA CORRENTE
A gestão de conta corrente existe para que os usuários administradores ou intermediários possam acompanhar as abas de Saque/Adto de seus usuários.
Assim, é possível verificar se o usuário sacou valores com o cartão e se faltam prestações de contas de saque para serem realizadas.
Para acessar essa aba é necessário:
1. Entrar na aba "Gestão"
2. Acessar a opção "Gestão de Conta Corrente"
3. Selecionar o nome do usuário que deseja verificar a aba e clicar para visualizar
Desse modo, será possível acompanhar os gastos lançados para todos os colaboradores da sua empresa!
EXTRATO DE CONTA CORRENTE
Caso seja necessário extrair um relatório com os registros da aba de Saques/Adto os usuários administradores e intermediários conseguem extrair um relatório em excel com essas informações. Para isso, é necessário:
Ir até a aba de Gestão > Extrato de Conta Corrente > Filtrar por usuário, data inicial e final, e caso queira, por centros de custos/projetos.
Esse relatório trará um espelho das informações disponíveis na aba de Saques/Adto, de modo que indica quantos saques, diferenças de despesas, prestação de contas de saques e afins foram lançados.