Ainda tem dificuldades no processo de gerenciamento de conciliações na plataforma?


Este documento irá auxiliá-lo durante os passos, mas caso tenha qualquer dúvida, nosso canais de suporte estão sempre abertos para orientá-lo.


Painel de Importação de Arquivos


O painel de importação de arquivos normalmente é utilizado para efetuar a manutenção da conta, através dele é possível verificar se os dados foram importados corretamente para o sistema.


Para acessa-lo, basta ir em:

Gestão ► Importação de Arquivos



Como consultar as Últimas Importações?

  

Para consultar as ultimas importações realizadas, você precisa acessar:

Gestão ► Importação de Arquivos ► Selecionar a data ► Clique em Filtrar

Através desse painel é possível verificar os lotes importados seus status e se ocorreu algum entrave durante a importação.




Entenda os status dos lotes


FINALIZADO: Foi importado com sucesso.
PROCESSANDO: O lote em questão está sendo enviado para o sistema. 

PENDENTE: Importação não foi finalizada, ocorreu uma falha na importação de alguma das faturas do lote.



Verifique a falha do lote


Após clicar na botãozinho verde da lupa, você terá acesso aos detalhes das falhas do lote.

No exemplo abaixo, a mensagem da falha se refere ao usuário da fatura que não foi encontrado.




Nesses detalhes, você conseguirá ver o que o sistema não identificou para importar a fatura. Sua importação pode ser por CPF ou pelos últimos dígitos do cartão.

    

Caso seja pelos últimos dígitos do cartão, verifique a que usuário o cartão não identificado pertence e, se o usuário já estiver cadastrado, vá em “Configurações” -> “Integrações” -> Clique em “Configurar” no banco da importação que você verificou -> Clique em “Editar” para ver os detalhes da importação -> Clique em “Editar” para definir os últimos dígitos do cartão do usuário. Caso o usuário não esteja cadastrado, cadastre e repita esse processo.


Caso seja por CPF, basta identificar o dono do CPF não encontrado pelo sistema e ver se precisa acrescentar essa informação no cadastro do VExpenses ou até mesmo criar um cadastro com essa informação, se o usuário ainda não existe.


Como exemplo, verifique que a mensagem indica que a falha no lote de importação ocorreu devido a identificação do CPF, dessa forma, o administrador consegue identificar qual o usuário para corrigir e enviar o lote.



Como reenviar um lote?


Para reenviar o lote de importação, clique no botãozinho laranja destacado a seguir:



Assim que clicar, o sistema apresentará a seguinte mensagem no canto superior direito:



Essa mensagem, significa que o processo de reenvio foi iniciado, atualizando o status anterior de “Pendente” para “Processando”.



Relatório de Conciliações


Nesse relatório é possível extrair um Excel com todos os usuários da empresa, quantidade de despesas de cada fatura, de itens pendentes e encerrados.

Para acessar este painel, basta seguir o caminho abaixo:

Gestão ► Conciliações ► Relatório de Conciliações


Após inserir o período de data desejado, clique em “Gerar Excel” para gerar o documento com todas as informações necessárias.


Financeiro


Após extrair o relatório em Excel, na coluna “O”, o responsável financeiro consegue ter a visualização necessária para conferir se a fatura do VExpenses está de acordo com a mesma a enviada pelo banco.

De acordo com o exemplo abaixo, temos a visualização de quantidade de itens da fatura e valores.



Painel Saque/Adto


Através dessa opção em Gestão, é possível ter as mesmas visualizações dos usuários com o detalhamento de cada transação realizada.

Gestão > Contas Correntes do Usuários 


Ao clicar nessa opção, será exibida a lista dos usuários para selecionar qual o desejado para visualizar o painel.



Caso sua empresa utilize esse painel com os usuários, eles poderão verificar seus saques na coluna da esquerda e seu histórico do conta corrente na coluna da direita. 


Se o usuário tiver saques, eles aparecerão na coluna da esquerda e também no histórico do conta corrente. Além disso, quando despesas são aprovadas com uma forma de pagamento reembolsável, são lançadas no conta corrente com sinal inverso do definido para o saque. 


No encerramento dos itens da fatura, as diferenças de conciliação de itens aprovados e itens encerrados sem conciliação são lançadas no conta corrente com o mesmo sinal definido para os saques.



Detalhes do Painel de Saque




Encerramento de Faturas


No menu Gestão temos duas opções de Conciliações, uma delas é o Encerramento de Faturas.

Ao clicar nessa opção, os administradores tem a visão de Conciliações de cada fatura por usuário, assim como os usuários normais no painel de “Conciliações”.

Sendo assim, selecione o período de data e usuários desejados para verificar as informações da fatura Para acessar este painel, basta seguir o caminho abaixo:

Gestão ► Conciliações ► Encerramento de Faturas


Encerramento na Prática


Para realizar o encerramento da fatura, clique na fatura desejada, flegue o quadradinho das despesas em aberto e, em seguida, clique em “fechar itens selecionados”.


As despesas aprovadas passam por esse processo de forma automática. 





Caso tenha qualquer dúvida ou dificuldade, você pode entrar em contato com o nosso suporte através do chat ou do e-mail suporte@vexpenses.com, combinado?