Você foi notificado por e-mail que recebeu a sua fatura mas está com dificuldade de conciliar as despesas? 

Criamos esse artigo para ensiná-lo passo a passo de como conciliar suas despesas e tirar suas dúvidas referente a ela.



Não recebi a minha fatura, o que fazer?


Pode ficar tranquilo(a) assim que a fatura estiver disponível no sistema, você receberá um e-mail semelhante ao exemplo abaixo:



Um ponto importante é que sua empresa pode ter uma data de corte para receber essas importações. Com isso em mente, sugerimos que verifique com um administrador qual é o dia em media que costuma receber. 


Caso esse dia já tenha passado, pode entrar em contato conosco pelo suporte para que possam ajudar na questão.



Atualmente, há quatro possíveis status para faturas no sistema, sendo elas: 


IMPORTADO: Fatura importada do banco, porém sem nenhum gasto conciliado ou interação com o aprovador. 

PARCIALMENTE CONCILIADO: Fatura importada do banco, com 1 ou mais gastos conciliados e confirmados pelo aprovador, porém ainda com alguma conciliação pendente. 

CONCILIADO: Todos os gastos já estão conciliados e aprovados.
NÃO NECESSÁRIO: Todas as despesas já foram conciliadas, aprovadas e enviadas para o Banco.


EXEMPLO: 



CONCILIAÇÃO NA PRÁTICA: 


1. O que tem na tela? 


Despesas que precisam ser conciliadas, isto é, seus gastos no cartão 


    

Despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo que podem ser conciliadas. 




2. Status das despesas 

Há quatro possíveis status para as despesas em uma fatura: 


ABERTO: Despesas da fatura que não tiveram uma combinação de informações com despesas já criadas ao ser importada.

POSSIVELMENTE CONCILIADO: Despesas que já estavam no sistema no momento em que a fatura subiu e combinavam com a fatura.

CONCILIADO: Despesas que foram conciliadas. 

ENCERRADO: Despesas conciliadas e aprovadas.



3. Conciliando 


Despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo que podem ser conciliadas 



4. Confirmar Conciliação 


Despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo que podem ser conciliadas.


Algumas despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo são conciliadas automaticamente quando a fatura do cartão sobe para o sistema, nesses casos, basta confirmar a conciliação sugerida pela plataforma.

Você pode realizar essa confirmação manualmente clicando em confirmar sobre as despesas ou clicar em “Confirmar Conciliações Sugeridas” para confirmar todas de uma única vez como no exemplo abaixo:



5. Desconciliar as Despesas

Caso deseje desconciliar uma despesa, basta passar o mouse sobre ela e clicar em "Desconciliar Despesa", de acordo com a imagem:


Para que possa realizar essa ação, o status do relatório precisa estar aberto, reaberto ou a despesa avulsa.

 


CHECKLIST PARA VERIFICAÇÕES:


Despesas que lançou no sistema com forma de pagamento cartão corporativo que podem ser conciliadas  


Sua despesa possui um símbolo de cartão em vermelho? O símbolo indica que a despesas não foi conciliada, sendo assim, siga o checklist:


Forma de Pagamento: Confira a forma de pagamentos das despesas, ela deve estar indicada como "cartão corporativo", pois, são as despesas que irão constar na fatura.

Fatura: De acordo com a data da despesa, você está olhando na fatura correta? Dentro da fatura que você estiver procurando as despesas, verifiquei se tem alguma despesa desse mesmo período.


Filtro de Datas: Em seguida, é importante verificar o filtro de datas.

Dentro da fatura clique em "Mais filtros", e verifique se o filtro de datas inserido está de acordo com a data de realização das despesas.


Duplicidade: A despesa já foi criada anteriormente?

Caso a despesas já tenha sido criada e enviada em outro relatório, possivelmente ela já foi conciliada, sendo assim, não irá mais aparecer esse item da fatura devido a já ter sido utilizada. 


Qualquer dúvida pode mandar para o nosso e-mail suporte@vexpenses.com ou mandar pelo nosso chat, tudo bem?