Para facilitar o processo de conferência das despesas da fatura do cartão corporativo com as despesas lançadas pelos colaboradores, o VExpenses apresenta uma nova ferramenta de conciliação.

 

àElaborada para empresas que utilizam Cartão Corporativo, a ferramenta de Conciliações permite que o Controller tenha maior facilidade e organização dos gastos de cartões de crédito.


Caso você tenha dúvidas sobre como deve ser feita a conciliação de despesas, consulte nosso artigo: O que é conciliação bancária e como colocá-la em prática?

 

àCom a importação automática das faturas enviadas pelo seu Banco, o VExpenses concilia todas as despesas criadas pelos seus funcionários com os itens das faturas recebidas, assim seu funcionário sabe certinho quais despesas fez naquele período e consegue "dar o match" com as despesas lançadas por ele!

 

 

Para realizar o processo, o colaborador precisa acessar o VExpenses na WEB, e entrar na aba de “Conciliações”. 

Neste campo, estarão as faturas que foram recebidas do banco para que o colaborador faça a conciliação com as despesas lançadas por ele ao longo do mês, de maneira fácil e intuitiva.

Após a fatura ser importada para o VExpenses, ela pode assumir três status:

  • IMPORTADOfatura sem nenhum gasto conciliado e aprovado pelo gestor;
  • PARCIALMENTE CONCILIADO: fatura com 1 ou mais gastos conciliados e aprovados, porém ainda com alguma conciliação pendente;
  • CONCILIADO: todos os gastos já estão conciliados e aprovados pelo gestor;
  • NÃO NECESSÁRIOnão há despesas do usuário na fatura.

 


Para realizar a conciliação, o usuário precisa clicar em uma das faturas pendentes. Ao clicar, aparecerá a seguinte tela: 


No canto esquerdo da tela, temos as despesas referentes à fatura. Em alguns momentos, elas podem aparecer como "possivelmente conciliadas", nesses casos, basta confirmar as conciliações sugeridas. Caso a despesa não esteja aparecendo, é possível verificar os filtros aplicados a essa página, para isso, basta clicar em "Exibir Filtros" e alterar as datas.

Para as despesas que ainda não foram conciliadas, basta arrastar para o campo referente dentro da fatura, como no exemplo abaixo:

  • O colaborador ao conciliar suas despesas criadas, poderá após a conciliação da despesa inseri-las em um relatório criado por ele na aba “Relatórios” e envia-lo para aprovação.
  • Assim os aprovadores verificarão que as despesas foram conciliadas.
  • E os Administradores poderão verificar as conciliações de todos os colaboradores da conta em:

Gestão > Encerramento de Fatura

 

Assim os administradores poderão verificar a conformidade das conciliações e finalizar as faturas dos colaboradores. 

Esse recurso é um módulo extra do VExpenses e precisa ser adquirido a parte, para mais informações sobre valores é só nos contatar pelo e-mail comercial@vexpenses.com ou pelo nosso chat interno.

Aproveite para saber mais sobre política de uso de cartão corporativo e como ela pode melhorar sua gestão, no nosso artigo: Política de uso: como criar regras para utilização de cartão corporativo?