Esse guia foi criado para você que está realizando sua primeira solicitação de reembolso, nele iremos abordar temas que vão desde a criação da despesa até o envio de um relatório para aprovação.
Para realizar a solicitação de reembolso é necessário seguir os passos abaixo:
1. Realizar a criação de um relatório;
2. Em seguida, adicionar despesas dentro do relatório;
3. Por fim, deve-se realizar o envio do relatório para aprovação.
Nesse guia realizaremos todo o processo pelo navegador web, mas você pode encontrar guias na nossa central de ajuda sobre como realizar esse passo a passos no aplicativo em aparelhos Android e iOS.
Além disso, há também um tutorial em vídeo do processo:
Criando seu primeiro relatório
Os relatórios de despesas têm basicamente a mesma função do formulário que você preenche no processo atual da sua empresa, ou seja, servem para agrupar suas despesas. Você pode criar quantos relatórios quiser para agrupar suas despesas da forma que preferir, como: por viagem, por mês, por semana, etc.
1) O primeiro passo é ir em “Relatórios” e clicar em “Adicionar Relatório”.
2) Em seguida, preencha a ''descrição'' (nome do relatório).
Caso queira, selecione um centro de custo ou vincule um adiantamento.
Se necessário, clique em ''Mais opções'' para adicionar um projeto ou uma observação ao relatório.
3) Após preencher as informações obrigatórias e as opcionais desejadas, clique em “Salvar”.
Criando sua primeira despesa
As despesas são cada um dos gastos que você tem no dia a dia. Elas devem ser preenchidas com uma foto do recibo e os detalhes necessários.
Conforme for lançando suas despesas, você deve colocá-las no relatório que já foi criado.
Caso tenha criado suas despesas antes de criar um relatório veja esse passo a passo: Inserção de despesas em relatórios - WEB
1) O primeiro passo é ir em “Despesas” e clicar em “Adicionar Despesa”.
2) Depois basta preencher os campos e anexar o comprovante da despesa. No caso de anexo PDF, o tamanho limite do arquivo para a plataforma WEB é de 40MB. Após realizar as alterações basta clicar em "Salvar".
Enviando o relatório para aprovação
Ao enviar seu relatório para aprovação, os aprovadores do seu fluxo irão dizer se seus gastos estão de acordo com as políticas de despesas da empresa.
No fluxo de aprovação o relatório pode ser aprovado ou reprovado. Caso ele seja reprovado, você pode editá-lo ou excluí-lo com a ajuda desse artigo: Alteração de relatórios reprovados - WEB.
1) O primeiro passo é ir em “Relatórios”.
2) Em seguida, na linha do relatório que está “Aberto” ou “Reaberto” e que você deseja enviar para aprovação, clique em “Ações” e selecione “Enviar para aprovação”.
OBSERVAÇÃO
O VExpenses é uma plataforma de gestão do processo de reembolso de despesas para empresas. Porém, não somos responsáveis pelo pagamento do reembolso.